Quản Trị 4.0

ĐẠI HỌC KHÔNG GIẤY

Các ứng dụng Zoho như Creator giúp SRM University trong hành trình tiến tới vận hành quy trình quản lý một trường Đại học không cần giấy tờ.

Giới thiệu về Đại học SRM

Trường Đại học Sri Ramaswamy Memorial (SRM) là một trong những trường đại học tư nhân lớn nhất và tốt nhất tại Ấn Độ. SRM đã truyền đạt kiến thức cho hàng trăm ngàn sinh viên trong hơn ba thập kỷ qua. SRM tuyển dụng hơn 2.600 giảng viênphục vụ hơn 38.000 sinh viên, trong 7 cơ sở trải rộng khắp Ấn Độ, với các khóa học bao gồm các môn học như Kỹ thuật, Quản lý, Y khoa, Nhân văn,...

Quy trình


Mỗi học viện đều có những quy trình độc đáo trong quản lý đào tạo. Tuy nhiên, một dòng chảy của quy trình cơ bản như sau:

Tuy nhiên, Viện Công nghệ SRM luôn mong muốn có thể tự động hoá quy trình đăng ký các khoá học nhằm tạo sự tương tác giữu sinh viên, giảng viên và nhà trường. Quy trình đăng ký khoá học của SRM như sau:

"Chúng tôi phải chuyển rất nhiều các giấy tờ, thủ tục từ phòng này sang phòng khác, và sinh viên cũng phải đến các phòng khác nhau để hoàn thiện thủ tục của mình, giải quyết các yêu cầu. Và tất nhiên, quá trình giải quyết này luôn bị chậm trễ."

-Prof. C.Muthamizhchelvan (Giám đốc Khoa Kỹ thuật và Công nghệ, SRM Univ.-

Vấn đề 

Lượng sinh viên thuộc mức quá tải khiến SRM luôn đau đầu với vấn đề tổ chức và xử lý hàng tấn tài liệu trên giấy với sinh viên, các khóa học, kỳ thi,... Điều này gây ra hàng loạt khúc mắc trong quản lý của giảng viên và dẫn đến sự chậm trễ trong quá trình thực hiện, vận hành của SRM.

Giải pháp

Để giải quyết vấn đề lớn này, SRM bắt đầu tổ chức tìm kiếm giải pháp và đó là lúc Zoho - 'Đấng Tạo Hóa' - đã ra tay trợ giúp. Với các ứng dụng Zoho, SRM có thể thiết lập mọi thứ theo một hệ thống nhất định. Và chỉ sau một vài tuần, module Phân bổĐăng ký khóa học ra đời.


Các module này giúp liệt kê tất cả các khóa học dành cho sinh viên từ các bộ phận khác nhau trong một học kỳ cụ thể. Sinh viên được phép chọn khóa học họ muốn. Dựa trên số lượng người đã đăng ký, bộ phận quản lý giảng viên sẽ đặt lịch tương ứng. Nếu có nhiều giảng viên đang giảng dạy các cùng một khóa học, sinh viên có thể chủ động chọn một trong những môn học yêu thích.


Với hơn 20.000 sinh viên, công việc phân bổ và đăng ký khóa học trước khi sử dụng ứng dụng Zoho để xây dựng mất tới vài tuần. Giờ đây, việc đó chỉ mất có 2 ngày, và thậm chí không sử dụng tới một tờ giấy - nhờ sự thay đổi này.

Phân bổ phòng và lịch học cá nhân

Ứng dụng Zoho Creator - trợ giúp công việc tổ chức dữ liệu và tạo ra lịch học cá nhân cho mỗi sinh viên - chi tiết về các khóa học được lựa chọn, giảng viên, thời gian, và số hiệu phòng học. Đây là một lịch trình duy nhất cho mỗi cá nhân trong tổng số hơn 20.000 sinh viên của SRM. Lợi ích tuyệt vời khi tiết kiệm rất nhiều nhân lực và thời gian sau khi ứng dụng Zoho!


Khi đã có hệ thống hoạt động hiệu quả, SRM bắt đầu bổ sung thêm các module để tự động hóa hơn nữa quá trình vận hành của họ.

Đánh dấu tham dự

Các giảng viên sử dụng các ứng dụng di động Zoho Creator để quản lý sinh viên có mặt và vắng mặt. Sau đó nó sẽ tạo ra các báo cáo cho các giảng viên, đưa ra tỷ lệ tham dự lớp học, và các báo cáo về tỷ lệ tham dự cá nhân cho mỗi khóa học cho sinh viên.

Nhập vào tín chỉ nội bộ

Các sinh viên phải tham gia một loạt các thử nghiệm nội bộ và bên ngoài trong suốt quá trình học của họ. Việc này cũng sẽ được lưu lại cho đến lớp cuối cùng của họ bằng cách sử dụng mô-đun tín chỉ nội bộ. Sinh viên có thể xem lại cả quá trình học của mình, trong khi giảng viên có thể kiểm tra các kết quả của từng cá nhân và tổng thể cho quá trình họ dạy.

"Chúng tôi sử dụng ứng dụng Zoho để quản lý cả sinh viên và giáo viên. Chúng tôi yêu thích Zoho bởi vì Zoho giúp tránh được các rắc rối và chúng tôi có thể kiểm tra việc đánh dấu nhãn hiệu và tham dự khóa học, tại bất cứ nơi nào và bất cứ lúc nào."

-Apooru Shukla (Sinh viên)-

Các kế hoạch trong tương lai

Kế hoạch thực hiện thêm trong tương lai:

  • Một hệ thống kết hợp với các kỳ thi thực tế của Đại học
  • Một hệ thống đặt ra mục tiêu để đánh giá và hỗ trợ sự phát triển chuyên môn của giảng viên

Phản hồi bỏ phiếu

Công tác trong bộ phận quản lý tại SRM hiểu rằng thông tin phản hồi giúp tinh chỉnh cấu trúc khóa học và quá trình đào tạo một cách hiệu quả từ thực tiễn. Các module thăm dò ý kiến phản hồi được gửi đến sinh viên sau khi họ hoàn thành khoá học. Ví dụ như Ai học tốt hơn để có thể hỏi khi sinh viên tự so sánh với bản thân. 


"Khoảnh khắc thú vị là khi chúng tôi đã gửi URL này cho tất cả các sinh viên để chọn khóa học và giảng viên. Trong vòng khoảng 30 phút, tôi có thể thấy khoảng 2.000 người đăng ký."

GS C.Muthamizhchelvan (Giám đốc Khoa Engg và Tech, SRM Univ.)

Kết quả

  • Một hệ thống hoàn toàn không cần giấy tờ
  • Không còn chậm trễ trong việc đăng ký
  • Dễ dàng truy cập thông tin thông qua ứng dụng di động