ĐẠI HỌC KHÔNG GIẤY
Các ứng dụng Zoho như Creator giúp SRM University trong hành trình tiến tới vận hành quy trình quản lý một trường Đại học không cần giấy tờ.
Giới thiệu về Đại học SRM
Trường Đại học Sri Ramaswamy Memorial (SRM) là một trong những trường đại học tư nhân lớn nhất và tốt nhất tại Ấn Độ. SRM đã truyền đạt kiến thức cho hàng trăm ngàn sinh viên trong hơn ba thập kỷ qua. SRM tuyển dụng hơn 2.600 giảng viên và phục vụ hơn 38.000 sinh viên, trong 7 cơ sở trải rộng khắp Ấn Độ, với các khóa học bao gồm các môn học như Kỹ thuật, Quản lý, Y khoa, Nhân văn,...

Quy trình
Mỗi học viện đều có những quy trình độc đáo trong quản lý đào tạo. Tuy nhiên, một dòng chảy của quy trình cơ bản như sau:

Tuy nhiên, Viện Công nghệ SRM luôn mong muốn có thể tự động hoá quy trình đăng ký các khoá học nhằm tạo sự tương tác giữu sinh viên, giảng viên và nhà trường. Quy trình đăng ký khoá học của SRM như sau:

"Chúng tôi phải chuyển rất nhiều các giấy tờ, thủ tục từ phòng này sang phòng khác, và sinh viên cũng phải đến các phòng khác nhau để hoàn thiện thủ tục của mình, giải quyết các yêu cầu. Và tất nhiên, quá trình giải quyết này luôn bị chậm trễ."
-Prof. C.Muthamizhchelvan (Giám đốc Khoa Kỹ thuật và Công nghệ, SRM Univ.-
Vấn đề
Lượng sinh viên thuộc mức quá tải khiến SRM luôn đau đầu với vấn đề tổ chức và xử lý hàng tấn tài liệu trên giấy với sinh viên, các khóa học, kỳ thi,... Điều này gây ra hàng loạt khúc mắc trong quản lý của giảng viên và dẫn đến sự chậm trễ trong quá trình thực hiện, vận hành của SRM.

Giải pháp

Để giải quyết vấn đề lớn này, SRM bắt đầu tổ chức tìm kiếm giải pháp và đó là lúc Zoho - 'Đấng Tạo Hóa' - đã ra tay trợ giúp. Với các ứng dụng Zoho, SRM có thể thiết lập mọi thứ theo một hệ thống nhất định. Và chỉ sau một vài tuần, module Phân bổ và Đăng ký khóa học ra đời.
Các module này giúp liệt kê tất cả các khóa học dành cho sinh viên từ các bộ phận khác nhau trong một học kỳ cụ thể. Sinh viên được phép chọn khóa học họ muốn. Dựa trên số lượng người đã đăng ký, bộ phận quản lý giảng viên sẽ đặt lịch tương ứng. Nếu có nhiều giảng viên đang giảng dạy các cùng một khóa học, sinh viên có thể chủ động chọn một trong những môn học yêu thích.
Với hơn 20.000 sinh viên, công việc phân bổ và đăng ký khóa học trước khi sử dụng ứng dụng Zoho để xây dựng mất tới vài tuần. Giờ đây, việc đó chỉ mất có 2 ngày, và thậm chí không sử dụng tới một tờ giấy - nhờ sự thay đổi này.