Hãy nghĩ về lần cuối cùng bạn tham dự một buổi hòa nhạc hoặc một giải đấu thể thao. Bạn có bao giờ tự hỏi ban tổ chức sẽ tốn bao nhiêu công sức và kế hoạch để điều hành chương trình một cách liền mạch như vậy không? Hậu trường của một sự kiện bao gồm rất nhiều hoạt động bắt đầu từ việc lập kế hoạch, điều phối, cho đến sắp xếp mọi thứ lại với nhau. Tuy nhiên, tất cả những nỗ lực này sẽ chẳng là gì nếu không có ai xuất hiện tại sự kiện. Trên thực tế, tỷ lệ đăng ký thấp sẽ ảnh hưởng đến mọi thứ, bao gồm cả doanh thu, tài trợ và diễn giả. Vậy làm cách nào để bạn là người tổ chức tạo ra tác động và thúc đẩy đăng ký cho một sự kiện cụ thể? Bạn có gửi email cho họ, dán một tấm áp phích, gọi điện cho người bạn của mình và yêu cầu họ truyền bá thông tin không? Chà, có rất nhiều thứ liên quan, và có vẻ hơi quá sức khi bắt đầu. Để giúp bạn bắt đầu, chúng tôi đã liệt kê một danh sách kiểm tra toàn diện để bạn tiếp thị sự kiện của mình và thúc đẩy sự tham dự đông đảo của người tham dự.

Trước khi bạn bắt đầu làm việc để đưa những người tham dự đến sự kiện của mình, hãy tập trung vào việc hiểu mục tiêu sự kiện của bạn là gì. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau đây:

• Sự kiện sẽ cung cấp điều gì cho người tham dự?
• Giá trị sự kiện của bạn mang đến cho người tham dự là gì?
• Những cơ quan/tổ chức nào nên tham dự sự kiện của bạn?
• Sự kiện của bạn có thể chứa tối đa bao nhiêu lượt đăng ký?
• Bạn đang cố gắng tạo ra bao nhiêu doanh thu thông qua sự kiện này?
• Một số hoạt động xây dựng thương hiệu mà bạn đã lên kế hoạch (nếu có) là gì?

Biết thu hẹp phạm vi đối tượng tham dự sự kiện của bạn giúp bạn lập kế hoạch hoạt động dễ dàng hơn. Phân tích các mục tiêu và mối quan tâm chung mà những người tham dự của bạn có thể chia sẻ. Xác định đặc điểm của người tham dự và càng cụ thể càng tốt. Hiểu sở thích của những người tham dự của bạn, những nơi họ đi chơi và loại nội dung họ sử dụng. Điều này sẽ giúp bạn tiếp thị sự kiện của mình theo cách tiếp cận khán giả nhanh hơn.

Ngoài việc tìm hiểu khán giả của bạn là ai, hãy hiểu những gì họ đang muốn có được từ sự kiện của bạn:

• Kết nối với những người trong ngành của họ hoặc bất kỳ ngành nào có liên quan
• Tìm hiểu về sự phát triển và cải tiến của ngành
• Lắng nghe những người có kinh nghiệm chia sẻ
• Theo dõi các đối thủ cạnh tranh và tìm hiểu những gì họ đang làm

Khi nói đến tiếp thị một sự kiện, bạn cần chuẩn bị sẵn một bộ công cụ khi bạn nhìn thấy một bộ phận người để giới thiệu sự kiện của mình. Một số thứ bạn có thể mang theo bao gồm:

• Định vị sự kiện của bạn (dành cho diễn giả, nhà tài trợ và các bên liên quan khác), thị trường mục tiêu của bạn, những đề xuất độc đáo của sự kiện và tại sao thị trường mục tiêu nên tin vào đề xuất của bạn. Thông tin này sẽ thực sự hữu ích khi bạn tiếp cận các diễn giả và nhà tài trợ cho sự kiện của bạn.
• Tài liệu quảng cáo dành cho các nhà triển lãm hoặc nhà tài trợ chứa thông tin chi tiết về sự kiện như ngày, giờ, địa điểm, số lượng người tham dự, đối tượng mục tiêu của bạn và sở thích của họ, đề xuất giá trị của bạn, diễn giả, phiên họp và nhà tài trợ.
• Quảng cáo sự kiện để thu hút người tham dự từ các vùng địa lý khác nhau có thể được đăng trên báo / tạp chí hoặc được gửi qua email.
• Bản đồ địa điểm, nếu sự kiện của bạn được tổ chức tại chỗ, cho những người tham dự và triển lãm của bạn. Cần phải giữ một bản sao cập nhật của sơ đồ trang web cho biết tính khả dụng của gian hàng.

Trang web là điểm đến trực tuyến cho sự kiện của bạn. Làm cho nó đầy đủ thông tin bao gồm: ngày diễn ra sự kiện, địa điểm, diễn giả, nhà tài trợ, vé, câu hỏi thường gặp, bài đăng từ các sự kiện trước và biểu mẫu liên hệ với chúng tôi. Hãy đảm bảo rằng biểu mẫu đăng ký của bạn dễ sử dụng, người tham dự có thể đăng ký một cách nhanh chóng và chỉ yêu cầu những thông tin cần thiết nhất. Các nghiên cứu về khả năng sử dụng cho thấy rằng các biểu mẫu đăng ký dài với các câu hỏi không liên quan sẽ khiến người đăng ký bỏ đi. Đặt mục tiêu trang web cụ thể như: số lượng khách truy cập trang web, số lượng đăng ký sự kiện, tỷ lệ chuyển đổi, lượt chia sẻ trang web, v.v. Đăng ký dữ liệu cookie được người dùng chấp thuận để cung cấp thông tin sự kiện được cá nhân hóa cho khách truy cập trang web của bạn.

Tiếp thị nội dung có thể mang lại cho bạn một lượng đăng ký trực tuyến đáng kể và trợ giúp bằng cách truyền miệng tích cực. Tạo blog về sự kiện của bạn, nhờ những người có ảnh hưởng và các nhà lãnh đạo trong ngành giới thiệu sự kiện của bạn trong blog của họ và đăng các bài đăng về tư tưởng lãnh đạo theo ngành cụ thể mà qua đó những người tham dự có thể khám phá ra bạn. Đồng thời, hãy tạo các kênh xoay quanh chủ đề sự kiện của bạn và thúc đẩy các cuộc thảo luận. Đăng sự kiện của bạn trên các trang web khám phá như sự kiện Facebook, Eventful, v.v.

Theo một nghiên cứu gần đây của Forrester, 40% nhà tiếp thị tin rằng email là kênh hiệu quả nhất để tiếp thị một sự kiện. Khi bạn biết người tham dự của mình là ai và nhu cầu của họ là gì, email có thể là cách tốt nhất để tiếp cận khán giả và cung cấp cho họ một giải pháp cụ thể trong khi hướng họ đến trang đăng ký sự kiện của bạn. Điều quan trọng là phải rõ ràng những hành động bạn muốn người nhận của bạn thực hiện. Dòng tiêu đề là một trong những điều quan trọng nhất trong email để cải thiện tỷ lệ mở của nó. Nó nên được trình bày ngắn gọn và có giá trị.

Khi một nhà lãnh đạo tư tưởng của một ngành liên quan đến sự kiện của bạn có mặt trong sự kiện, điều đó có thể tạo niềm tin và dẫn đến nhiều lượt đăng ký hơn. Hãy liên hệ với những nhà lãnh đạo tư tưởng này để hỏi xem họ có đề cập đến sự kiện của bạn trên các kênh truyền thông xã hội, bài đăng trên blog hoặc trang web của họ hay không. Tương tự, các diễn giả và nhà tài trợ của một sự kiện thường sẽ là những người có ảnh hưởng lớn. Khuyến khích diễn giả và nhà tài trợ của bạn quảng bá các phiên tại sự kiện có thể giúp tăng quy mô khán giả của bạn. Tiếp thị liên kết cũng là một cách tuyệt vời để giới thiệu và khen thưởng. Quảng cáo mã giới thiệu để những người tham gia sự kiện của bạn cũng sẽ thu hút những người khác có cùng mối quan tâm đến sự kiện.

Các sự kiện tương tự như sự kiện của bạn có thể là một nơi tuyệt vời để tìm khán giả. Hợp tác với các sự kiện này để quảng bá sự kiện của bạn bằng cách tài trợ cho chúng hoặc đặt trước một gian hàng. Kết nối với những người tham dự để đánh giá mức độ quan tâm của họ và hiểu cảm nhận của họ về sự kiện này để bạn có thể tự mình cải thiện những khía cạnh đó. Ngoài ra, nếu câu nói: "Hãy trở thành phiên bản tốt hơn của chính bạn" có thể được sử dụng để không ngừng cải thiện bản thân, thì trong không gian sự kiện, "Tổ chức sự kiện tốt hơn sự kiện vừa qua" nên là một điều quan trọng. Sử dụng thông tin chi tiết từ sự kiện trước của bạn như một bước để quảng cáo sự kiện tiếp theo.

Giảm giá cho người đăng ký sớm là một cách tuyệt vời để tạo tiếng vang xung quanh sự kiện của bạn và thưởng cho một số người đăng ký đầu tiên. Vì chương trình giảm giá sớm đi kèm với thời hạn và số lượng vé có hạn, bạn có thể đặt hạn ngạch với mức giá chiết khấu để được bán sớm. Điều này cũng hướng dẫn cộng đồng của bạn ghi nhớ sự kiện của bạn và liên hệ sớm để đăng ký. Chạy quảng cáo trên mạng xã hội và gửi email đến danh sách của bạn về việc giảm giá để bắt đầu trò chơi.

Với tất cả những người tham dự của bạn đang trực tuyến, hãy nắm bắt họ đang ở đâu. Truyền thông xã hội là nơi diễn ra trò chơi - nó cho phép bạn tương tác với khán giả của mình trên quy mô lớn hơn nhiều để tăng cường sự tham gia của bạn. Sử dụng câu chuyện trên Instagram, tạo trang sự kiện trên Facebook hoặc tweet trực tiếp về sự kiện. Tổ chức một cuộc thi trực tuyến và chọn quà tặng. Sử dụng quy tắc 4:1:1 cho mạng xã hội với 4 tweet gốc từ những người khác và 1 tweet lại cho mỗi tweet tự quảng cáo.

Đăng ký sự kiện chắc chắn là một trong những hoạt động quan trọng và khó nhất trong số vô số những hoạt động khác khi nói đến việc thu hút người tham dự và tăng doanh thu cho sự kiện. Tuy nhiên, với bộ công cụ quản lý sự kiện và chiến lược phù hợp, dù là trực tuyến hay ngoại tuyến, sự kiện tiếp theo của bạn có thể dễ dàng bán hết vé.

Nếu, giống như chúng tôi, bạn là một người thích xã hội hơn, hãy kết nối trên Facebook: https://www.facebook.com/quantri40vn và chúng tôi sẽ cập nhật cho bạn tất cả tin tức sự kiện mới nhất.

Nguồn: Zoho