Để duy trì xu hướng tích cực này đến mai sau, ta rất cần giải quyết các mối lo ngại về khả năng tiếp cận trong lĩnh vực kĩ thuật số. Sau đây là 5 điều mà bạn có thể làm để khiến những sự kiện ảo và hỗn hợp dễ tiếp cận hơn.

Tổ chức một sự kiện ai cũng có thể tiếp cận được là một công việc phức tạp, và có khả năng là bạn sẽ quên không thực hiện vài yêu cầu của người tham dự. Bằng việc hỏi trước những mong muốn của người nghe, bạn có thể đảm bảo không bỏ lỡ bất cứ điều gì quan trọng. Và khoảng thời gian tốt nhất để làm điều đó là ngay lúc họ đăng kí tham gia sự kiện.

Đa số những phần mềm quản lí sự kiện cho phép bạn tuỳ chỉnh những đơn đăng kí nên tất cả những gì bạn cần làm là thêm một mục cho yêu cầu có khả năng tiếp cận. Bạn có thể để mục trả lời này mở, nghĩa là để khán giả điền bất cứ điều gì vào mục đó hoặc hỏi những câu hỏi cụ thể như liệu họ có cần phụ đề, diễn giải ngôn ngữ hay nhận trước những tài liệu của phiên họp hay không.

Một thách thức lớn đối với những sự kiện ảo chính là chúng gần như dựa vào công nghệ mà bạn chọn. Nếu như giải pháp giúp sự kiện trực tuyến dễ dùng hơn tập trung không chỉ vào quản lí sự kiện và tính năng phát sóng rộng rãi mà còn vào khả năng tiếp cận thì có thể tạo ra một sự khác biệt lớn. Một vài tính năng bạn có thể tìm kiếm khi sử dụng giải pháp cho sự kiện ảo là: phụ đề với thời gian thực, trang web đa ngôn ngữ, khả năng dịch thuật, phím tắt để điều hướng, những lựa chọn giao tiếp không lời (vỗ tay, phản ứng qua biểu tượng các xúc, hoặc tuỳ chọn Gọi điện vào Hội thảo cho phép người sử dụng điện thoại tham gia sự kiện).

Bên cạnh đó, hãy kiểm tra xem ứng dụng hoặc nền tảng cho sự kiện ảo đã sử dụng công cụ có khả năng truy cập của hệ điều hành để cung cấp một trải nghiệm dễ tiếp cận hơn tới người dùng hay chưa. Điều này bao gồm:

• Văn bản thay thế cho thành phần không phải văn bản
• Khả năng tương thích với trình đọc màn hình (screen-reader compatibility) 
  
• Cho phép hiển thị trên màn hình người dịch ngôn ngữ kí hiệu trong suốt sự kiện/phiên họp
  
• Giao diện có thể tuỳ chỉnh (độ phóng đại màn hình, điều chỉnh màu sắc và độ sáng, nhiều màn hình, ẩn khung hình bản thân)
  

Và, bạn cũng nên hỏi đối tác kĩ thuật nền tảng của họ đã được kiểm tra bởi những người khiếm khuyết hay chưa.

Theo bài báo cáo từ Markletic, mạng lưới chỉ đứng sau giáo dục, là lí do chính thứ hai mà mọi người tham gia các sự kiện ảo. Đồng thời, mạng lưới sự kiện ảo là một trong những khía cạnh mà người khuyết tật ít có thể tận dụng được nhất. Sau đây là một vài cách để khiến cho khía cạnh này của sự kiện có khả năng tiếp cận tốt hơn. Một việc cần làm là chỉ định một thông dịch viên ngôn ngữ kí hiệu cho những khán giả có vấn đề nghe hoặc cho phép họ có một thông dịch viên riêng trong phòng giao lưu.

Tương tự, bạn có thể thêm những khả năng dịch thuật tự động, trực tiếp, với thời gian thực cho các cuộc trò chuyện và ở các phòng nghỉ, đồng thời thêm vào mọi thứ trình đọc văn bản để những người khiếm thị có thể trao đổi và kết bạn dễ dàng.

• Nói ở tốc độ vừa phải
• Ngừng lại thường xuyên để mọi người có thể ghi chép
• Tắt tiếng mic của bạn khi không phải nói
• Thông báo diễn giả mới lên
• Tự nhận diện bản thân khi nói chuyện
• Mô tả hình ảnh và những nội dung không phải là văn bản trong khi thuyết trình
• Cung cấp cho khán giả một bản mô tả bằng âm thanh của những video 
• Tránh sử dụng những từ gây tổn thương đến người khuyết tật (ableist language)
• Chỉ cho phép một người nói một lúc
• Đảm bảo ánh sáng đủ để giúp mọi người đọc được khẩu hình môi
• Giảm thiểu nhạc nền

Cuối cùng, bạn nên khuyên mọi người sử dụng những từ ngữ đơn giản, tránh những biệt ngữ chuyên môn cũng như những từ không quan trọng để mọi người dễ dàng nắm bắt.

• Thêm văn bản thay thế cho mọi hình ảnh
• Tránh những hiệu ứng và hình ảnh động nhấp nháy
• Sử dụng những phông chữ gọn, dễ đọc. Công ty Bureau of Internet Accessibility gợi ý các phông sau: Times New Roman, Verdana, Arial, Tahoma, Helvetica, và Calibri
  
• Giữ tỉ lệ tương phản màu sắc ở ít nhất 4:5:1
• Cung cấp bản chép lại và bản mô tả bằng âm thanh của mọi video
• Mô tả mọi đại diện bằng hình ảnh (đồ thị, biểu đồ,...)
• Không nên sử dụng các định dạng văn bản (in đậm, in nghiêng, màu sắc) để truyền tải nội dung. Đa số trình đọc văn bản không thông báo tới người dùng các định dạng

Dù các sự kiện ảo và hybrid - giúp xoá nhoà đi khoảng cách địa lý- hoà nhập hơn rất nhiều những sự kiện trực tiếp, chúng ta vẫn có thể làm rất nhiều điều để ai ai cũng có khả năng tiếp cận. Đồng thời, cho khán giả biết sự kiện của bạn có khả năng truy cận đến đâu cũng đóng một vai trò rất quan trọng. Bạn có thể làm điều này ở hai thời điểm: khi quảng bá sự kiện và trong quá trình truyền thông trước sự kiện. Cuối cùng, hãy đảm bảo bạn có những phản hồi từ người nghe để có thể nhận ra điều đúng và điều cần cải thiện.

Nguồn: Zoho