Trong gần một năm nay, mọi người đã nói về tương lai của các sự kiện kết hợp, cuối cùng thời điểm đó đã đến.
Trước đây, chúng ta đã tìm hiểu lý do tại sao nên đưa các sự kiện kết hợp vào chiến lược sự kiện sau COVID-19 và những sai lầm mà mọi người mắc phải khi tổ chức các sự kiện kết hợp. Lần này, chúng ta sẽ nói về năm trong số những thách thức lớn mà các chuyên gia phải đối mặt khi tổ chức sự kiện kết hợp.
Kết nối người tham dự trực tiếp và người tham dự trực tuyến
Kết nối mạng là một trong những lý do chính khiến mọi người tham dự các sự kiện. Tuy nhiên, với các sự kiện trực tuyến, nhận được sự tương tác và kết nối là một trong những vấn đề lớn mà hầu hết các nhà tổ chức sự kiện phải đối mặt. Mặc dù các ứng dụng sự kiện, phòng mạng ảo với các tính năng được hỗ trợ bởi AI ở một mức độ nào đó nhưng chúng không hiệu quả bằng trực tiếp. Với các sự kiện kết hợp, những người tham dự trực tiếp sẽ luôn lợi thế hơn khi có thể kết nối tương tác trực tiếp và công việc của người tổ chức là đảm bảo những người tham dự trực tuyến không cảm thấy bị thiếu sự quan tâm.
Một số việc bạn có thể làm là mở các phòng kết nối mạng vài ngày trước sự kiện để tất cả những người tham dự có thể tham gia tương tác online cũng như tạo một phòng kết nối tại chỗ với máy tính xách tay hoặc điện thoại, tai nghe nơi những người tham dự trực tiếp có thể kết nối với những người tham dự trực tuyến thông qua các trò chơi phá băng. Một tùy chọn khác là thêm các yếu tố trò chơi online như bingo mạng ảo hoặc phân bổ điểm để hoàn thành mỗi nhiệm vụ và trao giải thưởng cho những người tham dự đứng đầu bảng xếp hạng.
Sự nhầm lẫn xung quanh các mô hình sự kiện kết hợp
Về cơ bản, sự kiện kết hợp có thể được định nghĩa là loại hình sự kiện phối hợp cả trực tiếp và trực tuyến. Nhưng khi bạn thêm nhà tài trợ, diễn giả và người tham dự vào sự kiện kết hợp, mọi thứ sẽ phức tạp hơn rất nhiều.
Một mô hình sự kiện kết hợp đang được nói đến rất nhiều là mô hình Hub and Spoke, trong đó bạn có một địa điểm chính và các địa điểm khu vực nhỏ hơn được kết nối với nó. Mô hình này mang lại một loạt thách thức quản lý và sự chuẩn bị hoàn toàn mới. Ví dụ, Hội nghị các nhà Lãnh đạo triệu tập hàng năm của PCMA có một địa điểm chính (hoặc trung tâm) ở Singapore với 300 khán giả trực tiếp và các địa điểm phát biểu (khu vực) tại sáu thành phố ở Hoa Kỳ, mỗi địa điểm có khoảng 50 đến 150 người tham dự trực tiếp. Ngoài ra, có 3000 người từ khắp nơi trên thế giới tham dự trực tuyến.
Các mô hình sự kiện kết hợp khác bao gồm Network hoặc Multiple Hubs trong đó một loạt các sự kiện trực tiếp xảy ra cùng lúc tại các địa điểm khác nhau được kết nối trực tuyến như Junction 2020, cuộc thi hackathon diễn ra đồng thời ở 30 quốc gia. Một số sự kiện kết hợp thậm chí còn có sự kiện trực tuyến dài hơn với người tham gia ở các múi giờ khác nhau và sự kiện trực tiếp ngắn hơn ở giữa. Ví dụ, tại Event Tech Live 2021, sự kiện trực tuyến diễn ra từ mùng 1/11 đến 5/11 với sự kiện trực tiếp chỉ diễn ra trong hai ngày 3/11 và 4/11.
Với rất nhiều mô hình sự kiện kết hợp liên tục và vài tuần diễn ra một lần, chúng tôi khuyên bạn nên dành thời gian nghiên cứu các sự kiện kết hợp khác và tham dự một vài mô hình trong số đó, nói chuyện với các nhà tổ chức sự kiện hoặc thậm chí tìm kiếm một đối tác tổ chức sự kiện kết hợp để giúp bạn.
Nội dung sự kiện
Thách thức không chỉ kết thúc ở việc quyết định lựa chọn mô hình sự kiện kết hợp của bạn mà còn là thiết lập một chương trình làm việc mang lại cho tất cả những người tham dự dù trực tiếp hay trực tuyến, tại địa điểm chính hay một trong những địa điểm khu vực một trải nghiệm quý giá mà không ai trong số họ cảm thấy thiếu sự quan tâm. Một số câu hỏi mà các nhà lập kế hoạch sự kiện cần có là:
- Những hoạt động nào nên được thực hiện trực tiếp và trực tuyến?
- Bạn nên có diễn giả trực tuyến, nội dung được ghi sẵn hay phiên “mô phỏng” (phiên được ghi nhưng diễn giả có sẵn trực tiếp để trả lời câu hỏi) ?
- Những hoạt động tại chỗ nào nên mang tính kết hợp để mọi người đều có thể tham gia?
- Những hoạt động nào nên cụ thể chỉ cho người tham dự trực tiếp hoặc trực tuyến?
- Bạn nên tổ chức trải nghiệm trực tuyến và trực tiếp của mình cùng một thời điểm hay trải nghiệm chúng trong suốt cả tuần?
Những câu hỏi tương tự này cũng áp dụng cho các mô hình sự kiện kết hợp khác. Đối với mô hình Hub and Spoke, bạn sẽ phải lập kế hoạch trải nghiệm để cân nhắc những người tham dự chính, khu vực và trực tuyến của bạn. Đối với mô hình Multiple Hubs, điều đó có nghĩa là cân bằng các hoạt động trực tiếp tại mỗi trung tâm với các hoạt động trực tuyến để kết nối các thành viên ở tất cả các trung tâm.
Ở đây, một lần nữa sẽ có lợi cho bạn khi nghiên cứu các sự kiện kết hợp khác và học hỏi từ chúng. Bạn cũng có thể thực hiện một cuộc thăm dò ý kiến những người tham dự tại các sự kiện trước họ muốn gì để thu thập thêm thông tin. Cuối cùng, hãy đảm bảo diễn tập sự kiện của bạn và cho các diễn giả đủ thời gian để làm quen với công nghệ trong tổ chức sự kiện và thực hành nói với khán giả.
Công nghệ trong tổ chức sự kiện
Bạn có biết hiện có hơn 800 nền tảng công nghệ tổ chức sự kiện trên thị trường hiện nay, tăng 400% so với đầu năm 2020? Rất nhiều trong số chúng được tiếp thị là phần mềm quản lý sự kiện tất cả trong một và hầu hết không bao gồm quản lý sự kiện end-to-end. Điều này có nghĩa là các nhà tổ chức sự kiện có rất nhiều lựa chọn. Đồng thời, nó cũng gây khó khăn trong việc lựa chọn một loại phù hợp nhất với sự kiện của bạn. Trước khi khám phá các sản phẩm hiện có trên thị trường, tốt nhất bạn nên lập danh sách các tính năng quan trọng đối với sự thành công của sự kiện. Điều này bao gồm những điều cần phải có như:
- Phát trực tiếp từ địa điểm
- Tùy chọn mạng kết hợp
- Phân tích
- Người tạo trang web
- Bán vé
- Tiếp thị
- Đăng ký và huy hiệu
Ngoài điều này ra, đây là một tập hợp các tính năng đáng có, mặc dù không cần thiết, có thể nâng cao trải nghiệm sự kiện của bạn. Đó là:
- Gamification
- Phát trực tuyến trên mạng xã hội
- Mạng chỉ âm thanh
- Bản đồ trong nhà
- Kết nối mọi người với sự hỗ trợ của AI
Sau khi quyết định các tính năng bạn yêu cầu và ngân sách công nghệ tổ chức sự kiện của mình, bạn có thể nói chuyện với các nhà cung cấp phần mềm sự kiện, tham dự các buổi giới thiệu và chọn nền tảng phù hợp. Ngoài các tính năng, bạn cũng có thể kiểm tra phần mềm về trải nghiệm người dùng và khả năng truy cập vì khán giả của bạn sẽ dành nhiều thời gian trên nền tảng.
Nơi diễn ra sự kiện
Phần lớn sự thành công của sự kiện phụ thuộc vào địa điểm (hoặc các địa điểm khu vực) bạn đã chọn. Chúng phải phù hợp để kết hợp tổ chức cả trực tiếp và trực tuyến của bạn. Và việc lựa chọn địa điểm phù hợp, một địa điểm có khả năng tổ chức sự kiện kết hợp, có thể trở nên khó khăn vì hầu hết các địa điểm đều mới đối với trải nghiệm kết hợp.
Điều này có nghĩa là kết nối internet với băng thông mạnh để truyền trực tuyến các phiên tại chỗ của bạn tới những người tham dự trực tuyến và WiFi tốt cho phép những người tham dự trực tiếp sử dụng ứng dụng sự kiện của họ mà không gặp bất kỳ sự cố kết nối nào. Một số địa điểm cũng có studio để bạn có thể ghi trước các phiên hoặc phát trực tiếp chúng cho khán giả ảo của mình. Các phương tiện khác có thể hỗ trợ sự kiện hỗn hợp của bạn là:
- Không gian yên tĩnh hoặc gian hàng riêng tư nơi những người tham dự trực tiếp có thể kết nối với những người tham dự trực tuyến. Bạn thậm chí có thể sử dụng như nhóm sự kiện của Nook để tạo ra những không gian này.
- Thiết bị A / V như máy ảnh, giá ba chân, micrô, phông nền, phòng thu, v.v. để giúp bạn phát các phiên liền mạch.
- Các tùy chọn để thiết lập hội trường cho sự tham gia trực tuyến để những người tham dự trực tuyến cảm thấy được tham gia vào các phiên trực tiếp.
Một số địa điểm cũng đã hợp tác với các nền tảng công nghệ tổ chức sự kiện kết hợp, các chuyên gia A / V, các công ty sản xuất và các công ty viễn thông để đáp ứng nhu cầu hiện tại của các nhà tổ chức sự kiện.
Cuối cùng, hãy đảm bảo bạn lập ngân sách cho chi phí bổ sung liên quan đến các sự kiện như thiết bị A / V, micrô, máy ảnh, v.v. Ngoài ra, các sự kiện kết hợp giải quyết hầu hết các vấn đề của chúng tôi và cung cấp các cơ hội duy nhất để kết nối, nhưng chúng vẫn chưa được khám phá nghiên cứu. Vì vậy, hãy thực hiện từng bước nhỏ, dành một số quỹ cho những trường hợp khẩn cấp bất ngờ và chuẩn bị sẵn kế hoạch dự phòng.
nguồn: Zoho