Các công ty trên toàn thế giới tìm đến các sự kiện để xây dựng kết nối với khách hàng của họ. Họ chi hàng triệu mỗi năm để tin tưởng vào các sự kiện có hiệu quả ở những nơi mà các hình thức tiếp thị truyền thống không mang lại hiệu quả cao. Chính vì điều này mà ngành tổ chức sự kiện ngày càng phát triển nhanh chóng. Trên thực tế, một nghiên cứu năm 2018 do EventMB thực hiện cho biết 85% các nhà tổ chức sự kiện tin rằng triển vọng của ngành tổ chức sự kiện toàn cầu là rất tích cực.

Một điều đáng ngạc nhiên là vào năm 2019, EventMB đã thực hiện một nghiên cứu khác, trong đó 55% các chuyên gia tổ chức sự kiện trả lời rằng họ không đo lường mức độ thành công của các sự kiện đủ tốt. Một lý do cho điều này có thể là vai trò của người lập kế hoạch sự kiện là tương đối mới và hầu hết họ đã được học về công việc này. Trong những năm gần đây, sự áp dụng công nghệ trong tổ chức sự kiện đã giúp công việc của các nhà tổ chức sự kiện trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, giúp họ tổ chức tốt hơn và đọc dữ liệu sự kiện tốt hơn.

Tuy nhiên, một điều mà phần mềm quản lý sự kiện không làm được là thu hẹp khoảng cách giữa tổ chức sự kiện và doanh nghiệp. Chừng nào khoảng cách này còn tồn tại, doanh nghiệp không bao giờ có thể hưởng lợi ích đầy đủ từ sự kiện của mình. Đó là lý do tại sao các nhà tổ chức sự kiện đang đưa một công cụ phần mềm khác vào chiến lược của họ, một công cụ mà họ tin rằng sẽ thu hẹp khoảng cách này và liên kết sự kiện với doanh số bán hàng. Tất nhiên, phần mềm họ đang sử dụng là phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Nói một cách đơn giản, phần mềm CRM là một công cụ giúp các công ty quản lý quan hệ với khách hàng và khách hàng tiềm năng. Nó chứa thông tin liên hệ, sở thích, lịch sử giao dịch và thậm chí cả lịch sử giao tiếp của khách hàng. Hầu hết các phần mềm CRM cũng đi kèm với vô số các tính năng khác có thể giúp bạn theo dõi doanh số bán hàng, thu thập các phân tích có giá trị và tương tác với khách hàng hàng ngày.

Không có gì ngạc nhiên khi CRM là ngành công nghiệp phần mềm lớn nhất trên thế giới và dự kiến ​​sẽ đạt doanh thu 80 tỷ đô la vào năm 2025. Với rất nhiều công ty trên tất cả các lĩnh vực sử dụng phần mềm CRM để cải thiện hoạt động của khách hàng và tối đa hóa doanh số bán hàng, ngành sự kiện đang cởi mở hơn với ý tưởng đầu tư vào phần mềm CRM hơn bao giờ hết. Thậm chí còn có các giải pháp phần mềm CRM được thực hiện đặc biệt cho các sự kiện.

Là một người lập kế hoạch sự kiện, có thể bạn đã từng hoặc trong một tình huống tương tự như: bàn làm việc chất đống hồ sơ, biên lai và một loạt những thứ khác; cuộc trò chuyện bị gián đoạn giữa chừng và bị lãng quên vì có điều gì đó xuất hiện; với sự lo lắng rằng bạn đã quên một điều gì đó quan trọng. Ở một nơi nào đó, bạn đã học cách đi theo dòng chảy, xử lý từng cuộc khủng hoảng và làm việc trong một môi trường hỗn loạn có tổ chức. Hầu hết các ngày, bạn là thư ký, nhà tiếp thị và nhóm bán hàng của riêng bạn.

Với những ngày làm việc quá dài và phải đóng thuế, bạn có thể lo lắng sẽ quá rắc rối khi quản lý bằng một công cụ CRM bên cạnh vô số nhiệm vụ khác của bạn. Tuy nhiên, CRM khi được sử dụng đúng cách, thực sự có thể giảm tải nhiệm vụ của bạn. Từ việc tự động hóa các công việc hàng ngày đến theo dõi doanh số bán hàng và chạy các chiến dịch tiếp thị để nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, phần mềm CRM có thể làm được rất nhiều điều để bạn giảm bớt gánh nặng.

Hãy xem xét bảy cách bạn có thể sử dụng CRM để hợp lý hóa việc lập kế hoạch sự kiện của mình.

Bạn sẽ tiến hành nhiều sự kiện hàng năm, và theo thời gian, việc ghi chép về tất cả những người tham dự sẽ ngày càng trở nên khó khăn hơn. Không chỉ vậy, tất cả thông tin đó cũng phải chính xác, có thể truy cập và cập nhật. Bằng cách đồng bộ hóa phần mềm quản lý sự kiện với phần mềm CRM, bạn có thể tự động nhập tất cả thông tin chi tiết về người tham dự vào tài khoản CRM của mình. Bằng cách này, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn biết phải đi đâu khi cần một thông tin quan trọng về người tham dự. 

Phân khúc là một cách tiếp cận trong đó bạn nhóm khách hàng của mình thành các nhóm dựa trên các đặc điểm khác nhau và trên mục tiêu của họ, phù hợp với các chiến lược tiếp thị khác nhau. Trong CRM, bạn có thể dễ dàng tạo danh sách người tham dự được phân đoạn (tất cả dữ liệu đã có trong CRM) và chạy các chiến dịch email riêng biệt với các thông điệp phù hợp và được cá nhân hóa. Theo một nghiên cứu của Demand Gen Report, các chiến dịch email được cá nhân hóa làm tăng tỷ lệ lên ít nhất 14%. Vì vậy, bằng cách cá nhân hóa các chiến dịch của mình, bạn có thể yên tâm rằng nhiều người đã nhấp vào đọc email. Bạn cũng có thể xây dựng mục tiêu theo người tham dự và chạy các chiến dịch email dựa trên vị trí địa lý hoặc các chiến dịch thử nghiệm A/B nếu phần mềm CRM của bạn hỗ trợ các tính năng đó.

Bạn đã thu thập thông tin về những người tham dự, sắp xếp nó và thậm chí tạo hồ sơ chi tiết cho từng người tham dự. Bây giờ là lúc để nghiên cứu, nhận ý tưởng về sở thích, nhu cầu và mong đợi của họ đối với sự kiện. Sau đó, cung cấp cho họ một trải nghiệm vượt qua những mong đợi. Tối đa hóa khía cạnh cá nhân - khiến họ cảm thấy đặc biệt và tạo hành trình tùy chỉnh cho họ. Nếu bạn có khách quen, khách hàng thân thiết hoặc những người tham dự nhiều lần tại sự kiện, bạn có thể làm điều gì đó đặc biệt cho họ như một cách đánh giá cao sự ủng hộ của họ. Điều quan trọng ở đây là tận dụng tối đa dữ liệu và không để nó trở nên lãng phí.  

Đây chỉ là một phần nhỏ những gì bạn có thể làm cho các sự kiện của mình với phần mềm CRM. Dựa trên các khả năng của công cụ CRM mà bạn đã chọn để tích hợp phần mềm quản lý sự kiện, bạn có thể làm bất cứ điều gì từ dự báo sự thành công của các sự kiện đến tạo các hoạt động theo quy trình để theo dõi tiến trình của những người tham dự, nhà tài trợ và khách hàng tiềm năng. Nếu bạn chưa đưa phần mềm CRM vào kế hoạch tổ chức sự kiện của mình, bạn chắc chắn nên dùng thử phần mềm này sớm. Chúng tôi tin rằng bạn sẽ thích nó.