Bảng điều khiển KPI rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Dưới đây là những nguyên tắc cơ bản bạn cần biết để bắt đầu với bảng điều khiển KPI:

• KPI là gì và tại sao chúng lại quan trọng?
• Bảng điều khiển KPI là gì?
• Các ví dụ hàng đầu về bảng điều khiển KPI
• Lợi ích của bảng điều khiển KPI là gì?
• Cách tạo bảng điều khiển KPI
• Các phương pháp hay nhất để tạo bảng điều khiển KPI
• Những sai lầm phổ biến cần tránh

KPI là các giá trị có thể đo lường cho biết tiến trình đạt được mục tiêu. KPI có thể được đo lường bằng chất lượng và số lượng. Ví dụ: doanh số bán hàng và số lượng đơn đặt hàng của tổ chức là KPI định lượng, đánh giá sản phẩm và tỷ lệ hài lòng của khách hàng có thể là KPI định tính.

Với KPI, bạn có thể biết được liệu hoạt động kinh doanh của mình có tiến triển như mong đợi hay không, dự đoán các vấn đề sớm hơn và đưa ra quyết định chính xác vào đúng thời điểm.

Bảng điều khiển KPI sẽ khác nhau tùy theo loại hình kinh doanh, ngành và dựa trên các chỉ số mà họ muốn theo dõi. Không có mẫu bảng điều khiển KPI nào có kích thước phù hợp với tất cả. Mọi doanh nghiệp đều có bộ yêu cầu riêng và bảng điều khiển cần được xây dựng giúp họ theo dõi tiến trình của mình một cách dễ dàng.

Dưới đây là một số ví dụ về bảng điều khiển KPI phổ biến cho các ngành khác nhau:

Bảng điều hành KPI điều hành chủ yếu được truy cập bởi ban quản lý hoặc lãnh đạo. Họ cần theo dõi các KPI quan trọng của công ty mà không mất nhiều thời gian và hành động dựa trên xu hướng.

Đây là một ví dụ về bảng điều khiển KPI cho Giám đốc điều hành của một công ty phần mềm hoặc SaaS. Chúng tôi đã kết hợp dữ liệu từ Zoho CRM, Zoho Books và Zoho Desk cho bảng điều khiển KPI này. Tuy nhiên, dữ liệu không bị giới hạn chỉ với các ứng dụng Zoho mà bạn có thể chọn kết hợp dữ liệu từ bất kỳ nguồn dữ liệu nào mình muốn.

Các nhà quản lý và cơ quan truyền thông xã hội có thể sử dụng bảng điều khiển KPI trên mạng xã hội, cho phép họ theo dõi tất cả các chỉ số chính ở một nơi. Bạn cũng có thể dễ dàng chia sẻ trang tổng quan này với người quản lý và khách hàng của mình.

Đây là ví dụ về bảng điều khiển KPI của Instagram:

Các doanh nghiệp theo dõi KPI sẽ gặt hái được rất nhiều lợi ích. Với bảng điều khiển KPI được thiết kế tốt, vừa hấp dẫn về mặt hình ảnh vừa trực quan, bạn có thể:

• Truy cập tất cả các chỉ số ở một nơi: Như đã thấy trong các ví dụ trên bảng điều khiển, bạn nhận được tất cả các KPI có liên quan trong một chế độ xem. Bạn không phải tung hứng giữa các nguồn dữ liệu khác nhau nữa.
• Nhận thông tin chi tiết từ dữ liệu trong thời gian thực: Dữ liệu trong trang tổng quan KPI được cập nhật theo thời gian thực, vì vậy bạn sẽ nhận được thông tin chi tiết ngay lập tức. Ngoài ra, có thể đặt cảnh báo dữ liệu cho các KPI quan trọng và nhận thông báo về sự thay đổi đó bất kỳ lúc nào, từ bất kỳ đâu.
• Khám phá các xu hướng và ngoại lệ: Xác định các xu hướng có thể giúp các doanh nghiệp có những ý tưởng và cơ hội mới. Nhờ trực quan hóa dữ liệu, giờ đây bạn có thể khám phá các mẫu trong dữ liệu, phát hiện xu hướng từ KPI và loại bỏ các ngoại lệ một cách dễ dàng.
• Dự đoán sớm các vấn đề: Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm phân tích dữ liệu đang dự báo sự tăng trưởng và hiệu suất với sự trợ giúp của trí tuệ nhân tạo. Bằng cách dự báo giúp phát hiện ra các vấn đề có thể phát sinh trong tương lai.
• Đưa ra quyết định tốt hơn: Với thông tin chi tiết và dự đoán thu thập được từ dữ liệu kinh doanh có thể đưa ra quyết định kịp thời, đề ra hoặc xem xét lại các chiến lược và cải thiện hiệu suất kinh doanh.

Để tạo bảng điều khiển KPI nâng cao, bạn sẽ phải sử dụng ứng dụng BI hiện đại như Zoho Analytics.

Dưới đây là cách tạo bảng điều khiển KPI bằng Zoho Analytics:

1. Đăng ký với Zoho Analytics.
2. Nhập dữ liệu từ nguồn dữ liệu ưa thích của bạn. Một tập hợp các báo cáo và trang tổng quan sẽ được tạo tự động.
3. Nhấp vào nút + Create ở góc trên cùng bên trái và chọn Dashboard.
4. Kéo và thả các KPI được yêu cầu từ bên trái.
5. Nhấp vào nút Widget để thêm một widget tùy chỉnh. Bạn có thể thêm nhiều tiện ích nếu cần.
6. Thêm tiêu đề vào trang tổng quan và lưu nó.

Có thể mất một khoảng thời gian để tìm hiểu các bảng điều khiển KPI. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo để dễ dàng hơn trong quá trình học tập và giúp bạn bắt đầu:

• Hãy đơn giản hóa và chọn KPI chỉ dựa trên mục tiêu đã đặt ra: Mục tiêu chính của việc tạo bảng điều khiển KPI là truy cập tất cả thông tin có liên quan ở một nơi và thiết kế bảng điều khiển phù hợp. Cố gắng làm cho bảng điều khiển càng đơn giản càng tốt và chỉ chọn các KPI quan trọng.
• Đảm bảo dữ liệu "sạch sẽ" và chính xác: Cho dù trang tổng quan có đẹp đến đâu, nó cũng không có ích gì nếu dữ liệu không chính xác và không thể trích xuất thông tin chi tiết từ đó. Đó là lý do tại sao bạn cần chuẩn bị và làm sạch dữ liệu của mình để đảm bảo dữ liệu chính xác.
• Chọn hình ảnh hóa phù hợp: Trong khi tạo báo cáo và tiện ích con KPI, hãy chọn biểu đồ hoặc loại tiện ích con tốt nhất để trực quan hóa dữ liệu. Bạn cũng có thể tham khảo hướng dẫn chọn biểu đồ của chúng tôi để tìm hiểu cách chọn hình ảnh trực quan phù hợp cho báo cáo.
• Sử dụng cách kể chuyện bằng dữ liệu: Với bảng điều khiển KPI, hãy cố gắng kể một câu chuyện về dữ liệu và hướng dẫn khán giả theo dõi. Chia nhỏ các phân tích dữ liệu phức tạp thành một câu chuyện đơn giản để mọi người có thể hiểu chính xác điều gì đang xảy ra.
• Tránh các widget không tạo thêm giá trị: Các giải pháp BI cung cấp nhiều widget khác nhau để giải quyết các trường hợp sử dụng khác nhau. Bạn có nhiều tùy chọn widget không có nghĩa là phải sử dụng tất cả chúng, chỉ nên giữ lại các tiện ích làm tăng giá trị cho phân tích dữ liệu.

Bảng điều khiển KPI rất mạnh mẽ và cung cấp thông tin chi tiết có ý nghĩa từ dữ liệu để đưa ra quyết định tốt hơn. Khi được thiết kế sai, những trang tổng quan này có thể đốt cháy thời gian quý giá và khiến bạn không nhận được thông tin chi tiết có ý nghĩa để hành động.

Dưới đây là một số sai lầm bạn cần tránh khi tạo bảng điều khiển KPI:

• Chọn KPI không chính xác: Nếu không chắc chắn nên đo lường những gì liên quan đến mục tiêu kinh doanh, bạn sẽ nhận được KPI không chính xác trên trang tổng quan. Vì vậy, điều quan trọng là phải hiểu hiệu suất và mục tiêu của tổ chức trước khi chọn KPI.
• Làm lộn xộn trang tổng quan với quá nhiều KPI: Trong khi thiết kế trang tổng quan KPI, bạn có thể cảm thấy thôi thúc bao gồm tất cả các chỉ số có sẵn. Điều này có thể không chỉ dẫn đến một bảng điều khiển lộn xộn với quá nhiều KPI mà còn dẫn đến việc bỏ qua các KPI quan trọng.
• Chọn loại hình ảnh trực quan không chính xác: Việc chọn loại hình ảnh trực quan không chính xác cho báo cáo có thể dẫn đến việc hiểu sai dữ liệu và thiếu thông tin chi tiết quan trọng. Ví dụ, chọn biểu đồ tròn khi bạn nên chọn biểu đồ địa lý sẽ chỉ mang lại nhiều nhầm lẫn hơn.
• Sắp xếp KPI không theo thứ tự logic: KPI trên bảng điều khiển cần được sắp xếp theo thứ tự hợp lý để kể một câu chuyện. Câu chuyện dữ liệu giúp mọi người trong tổ chức hiểu được các vấn đề và hiệu suất của doanh nghiệp dễ dàng hơn.
• Không cộng tác với nhóm: Thay vì tự thiết kế trang tổng quan, tốt hơn hết nên thảo luận với nhóm và nhận ý kiến ​​đóng góp của họ bao gồm nhóm trong giai đoạn lập kế hoạch sẽ giúp xác định các vấn đề bạn đã bỏ qua.

Bây giờ bạn đã học được những gì nên làm và những gì không nên làm, đã đến lúc tạo bảng điều khiển KPI của riêng mình. Để tạo trang tổng quan hiệu quả, bạn có thể sử dụng giải pháp phân tích BI hiện đại như Zoho Analytics. Với Zoho Analytics có thể nhập và kết hợp dữ liệu từ hơn 250 nguồn, thử nhiều hình ảnh hóa dữ liệu, truy cập các báo cáo và trang tổng quan được tạo tự động, nhận thông tin chi tiết chính xác và hơn thế nữa.

Đăng ký Zoho Analytics để dùng thử miễn phí 14 ngày và bắt đầu tạo bảng điều khiển KPI của bạn ngay hôm nay.

Bạn cũng có thể liên hệ với các chuyên gia phân tích của chúng tôi để có bản demo được cá nhân hóa miễn phí.

Bạn có đặt câu hỏi hoặc cần làm rõ điều gì hãy viết thư cho chúng tôi tại support@zohoanalytics.com!