Bạn có thể thiết lập cài đặt đồng bộ hóa để lên lịch đồng bộ hóa định kỳ tất cả các liên hệ và khách hàng tiềm năng giữa Zoho CRM và Zoho MarketingHub trên cơ sở hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Các loại đồng bộ hóa
Có hai loại đồng bộ hóa mà bạn có thể thiết lập. Đó là:
Immediate sync - Đồng bộ hóa ngay lập tức : Sau khi bạn thiết lập và bắt đầu đồng bộ hóa ngay lập tức, mọi bản ghi mới được thêm vào CRM sẽ được cập nhật tự động trong MarketingHub. Địa chỉ liên lạc của bạn sẽ được cập nhật mà không có bất kỳ độ trễ.
Sử dụng đồng bộ hóa ngay lập tức, bạn chỉ có thể đồng bộ hóa danh bạ từ danh bạ, khách hàng tiềm năng hoặc bất kỳ mô-đun tùy chỉnh nào khác.
Periodic sync - Đồng bộ hóa định kỳ : Thiết lập đồng bộ hóa này để lên lịch đồng bộ hóa định kỳ tất cả các liên hệ của bạn giữa CRM và MarketingHub trên cơ sở hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Sử dụng đồng bộ hóa định kỳ, bạn có thể đồng bộ hóa danh bạ từ tất cả các mô-đun bao gồm các mô-đun Accounts (Tài khoản) và Deals (Giao dịch).
Để chọn loại đồng bộ hóa:
- Từ thanh công cụ Điều hướng , chọn Leads và chọn Sync Services.
- Nhấp vào New sync , sau đó chọn Immediate Sync hoặc Periodic sync.
Intitiating Immediate Sync - Đồng bộ hóa ngay lập tức
Để bắt đầu đồng bộ hóa ngay lập tức:
- Từ thanh công cụ Điều hướng, chọn Leads và chọn Sync Services.
- Nhấp vào New Sync.
- Di chuột qua Immediate sync và nhấp vào Create Sync.
4. Chọn mô-đun sẽ được đồng bộ hóa, tức là Leads, Contacts hoặc Mô-đun tùy chỉnh.
5. Chọn Tất cả Leads / Tất cả Contacts / Tất cả Mô-đun Tùy chỉnh.
6. Chọn danh sách gửi thư mà bạn muốn đồng bộ tại Sync to.
7. Chọn chế độ xem tùy chỉnh cụ thể để đồng bộ hóa liên hệ từ tài khoản CRM.
8. Chọn trạng thái đồng ý của các liên hệ sẽ được cập nhật trong Zoho MarketingHub
9. Nếu bạn có địa chỉ liên hệ từ chối email và khách hàng tiềm năng đã chuyển đổi, bạn có thể loại trừ chúng khỏi đồng bộ hóa, xóa chúng khỏi danh sách gửi thư hoặc xóa khỏi Zoho MarketingHub bằng cách chọn nút tương ứng tại Exclude converted leads.
10. Nhấn Next .
11. Thiết lập ánh xạ trường và bắt đầu đồng bộ hóa.
- Bạn không thể đồng bộ hóa danh bạ của mình bằng cách sử dụng đồng bộ hóa ngay lập tức nếu bạn là người dùng Zoho MarketingHub miễn phí.
- Sau khi bắt đầu, đồng bộ hóa ngay lập tức sẽ vẫn hoạt động và sẽ tự động tiếp tục cập nhật danh bạ của bạn. Đồng bộ hóa này sẽ chỉ dừng lại khi bạn tắt nó.
- Nếu bạn muốn đồng bộ hóa tất cả các liên hệ của mình từ mô-đun Tài khoản / Giao dịch, bạn có thể bắt đầu đồng bộ hóa định kỳ chỉ cho hai mô-đun.
- Khi bạn bắt đầu đồng bộ hóa với mô-đun tài khoản / giao dịch của mình, hãy nhớ rằng chỉ những tài khoản / giao dịch đó mới được đồng bộ hóa có liên hệ với họ.
- Nếu bất kỳ tài khoản / giao dịch nào không có bất kỳ liên hệ nào liên quan đến nó, nó sẽ không được đồng bộ hóa.
- Trong Zoho CRM, nếu bạn thay đổi tiêu chí của bất kỳ chế độ xem tùy chỉnh được đồng bộ hóa nào, các liên hệ được lọc theo tiêu chí mới sẽ không được cập nhật trong Zoho MarketingHub.
- Danh bạ được lọc sẽ chỉ được đồng bộ hóa khi bất kỳ trường nào trong chế độ xem đó được chỉnh sửa / cập nhật.
- Đồng bộ hóa ngay lập tức, bạn không thể đặt tiêu chí cho các liên hệ được đồng bộ hóa.
Bắt đầu Periodic sync - Đồng bộ hóa định kỳ
Để bắt đầu đồng bộ hóa định kỳ:
- Từ thanh công cụ Điều hướng, chọn Dẫn và chọn Dịch vụ đồng bộ hóa.
- Nhấp vào Đồng bộ hóa mới .
- Di chuột qua & Đồng bộ hóa định kỳ và nhấp vào Tạo Đồng bộ hóa .
- Chọn mô-đun sẽ được đồng bộ hóa, tức là Khách hàng tiềm năng, Danh bạ, Tài khoản, Ưu đãi hoặc bất kỳ Mô-đun tùy chỉnh nào.
- Chọn tất cả khách hàng tiềm năng / Tất cả danh bạ / Tất cả tài khoản / Tất cả ưu đãi / Tất cả mô-đun tùy chỉnh để đồng bộ hóa tất cả các liên hệ tùy thuộc vào các mô-đun tương ứng mà bạn đã chọn.
- Chọn Tiêu chí để xác định điều kiện để lọc danh bạ từ tài khoản CRM.
- Chọn danh sách gửi thư mà bạn muốn đồng bộ hóa danh bạ.
- Chọn chế độ xem tùy chỉnh cụ thể để đồng bộ hóa danh bạ từ tài khoản CRM của bạn.
- Chọn trạng thái đồng ý của các liên hệ sẽ được cập nhật trong Zoho MarketingHub.
- Nếu bạn có địa chỉ liên hệ từ chối email và khách hàng tiềm năng đã chuyển đổi, bạn có thể loại trừ chúng khỏi đồng bộ hóa, xóa chúng khỏi danh sách gửi thư hoặc xóa khỏi Zoho MarketingHub bằng cách chọn nút radio tương ứng.
- Chọn tần suất truy xuất dữ liệu tức là một lần, hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
- Chọn thời gian mà bạn muốn đồng bộ hóa xảy ra theo định kỳ.
- Chọn nếu bạn muốn đồng bộ hóa tất cả dữ liệu hoặc chỉ dữ liệu được thêm sau một thời gian cụ thể.
14. Nhấn Next .
15. Thiết lập ánh xạ trường và bắt đầu đồng bộ hóa.
- Nếu bạn muốn đồng bộ hóa tất cả các liên hệ của mình từ mô-đun Tài khoản / Giao dịch, bạn có thể bắt đầu đồng bộ hóa định kỳ chỉ cho hai mô-đun.
- Khi bạn bắt đầu đồng bộ hóa với mô-đun tài khoản / giao dịch của mình, hãy nhớ rằng chỉ những tài khoản / giao dịch đó mới được đồng bộ hóa có liên hệ với họ.
- Danh bạ được lọc sẽ chỉ được đồng bộ hóa khi bất kỳ trường nào trong chế độ xem tùy chỉnh đó được chỉnh sửa / cập nhật.
- Bằng cách xác định tiêu chí, bạn có thể đồng bộ hóa các liên hệ mô-đun chéo bằng cách chọn một trường cụ thể từ các mô-đun như tài khoản hoặc giao dịch.
Chọn một mô-đun
Để chọn một mô-đun:
- Từ thanh công cụ Điều hướng , chọn Leads và chọn Dịch vụ đồng bộ hóa .
- Nhấp vào Đồng bộ hóa mới , sau đó chọn Đồng bộ hóa tức thời hoặc Đồng bộ hóa định kỳ .
- Tất cả khách hàng tiềm năng / Tất cả liên hệ / Tất cả mô-đun tùy chỉnh - Đồng bộ hóa tất cả khách hàng tiềm năng / liên hệ hoặc tất cả các liên hệ từ mô-đun tùy chỉnh.
- Chế độ xem tùy chỉnh - Đồng bộ hóa khách hàng tiềm năng / danh bạ / mô-đun tùy chỉnh từ chế độ xem cụ thể của tài khoản CRM của bạn. Tìm hiểu cách tạo chế độ xem tùy chỉnh trong Zoho CRM.
- Tiêu chí - Đặt tiêu chí dựa trên giá trị trường để lọc khách hàng tiềm năng, liên hệ, tiềm năng hoặc tài khoản được đồng bộ hóa. Tùy chọn này sẽ chỉ xuất hiện trong các phiên bản trả phí của CRM và MarketingHub.
- Bạn chỉ có thể đặt tiêu chí cho mô-đun Dẫn và Danh bạ. Bạn không thể đặt tiêu chí để đồng bộ hóa danh bạ từ Mô-đun tùy chỉnh.
3. Tên đồng bộ - Đặt tên cho đồng bộ hóa để tham khảo của riêng bạn.
4. Tiêu chí - Bạn có thể xác định các điều kiện để lọc danh bạ từ tài khoản CRM.
5. Đồng bộ hóa với - Chọn danh sách gửi thư để đồng bộ hóa danh bạ.