Merlin Mann, người sáng lập và là nhà văn của blog 43 Folders - người đầu tiên giới thiệu phương pháp Inbox Zero. Theo Mann, phương pháp này không phải là xem hộp thư đến của bạn không có email nào khi mở email của mình. Thay vào đó, nó đề cập đến "lượng thời gian bộ não của nhân viên khi làm việc ở trong hộp thư đến của anh ta". Đó là việc đạt được một tâm trí thoải mái và không nghĩ đến việc khai báo hoặc trả lời email trong hộp thư đến của họ mọi lúc, mọi nơi.
Mẹo để đạt được số không hộp thư đến
Thực hiện các bước nhỏ
Một người trung bình nhận được khoảng một trăm email mỗi ngày, trả lời tất cả chúng trong một lần có thể tẻ nhạt và khó chịu. Vì khoảng thời gian chú ý của con người được cho là chỉ kéo dài 40 phút trước khi cần nghỉ ngơi 10 phút, bạn thậm chí có thể gửi những phản hồi không liên quan. Thay vì chọn lọc tất cả các email của bạn trong một lần, hãy thực hiện chậm hơn và xem xét hộp thư đến của bạn theo từng phần nhỏ hơn.
Các email quảng cáo không phổ biến
Bạn có phát ngán khi nhận được những email đại loại như “Giảm giá cố định 50% cho mỗi lần mua hàng! Nhận yêu thích của bạn với một nửa giá bây giờ! Điều khoản và điều kiện áp dụng". Những email không cần thiết này có thể khiến bạn mất tập trung vào công việc và cuối cùng bạn có thể sẽ lãng phí thời gian và năng lượng của mình khi cố gắng đọc hết chúng. Hủy đăng ký các bản tin không mong muốn và email tiếp thị có thể giúp bạn giảm bớt sự lộn xộn trong email hàng ngày.
Giữ cho các thư mục của bạn đơn giản và sạch sẽ
Sắp xếp email giúp bạn dễ dàng phát hiện ra các chi tiết quan trọng. Việc xem xét các email và phân loại chúng dựa trên các điểm tương đồng của chúng vào các thư mục như đã gửi, quan trọng, thư rác, hộp thư đến, v.v. có thể giúp việc tìm kiếm các email cụ thể dễ dàng hơn.
Nhãn, thẻ, bộ lọc và cờ
Sử dụng các tính năng linh hoạt như nhãn, thẻ, bộ lọc và cờ trong giao diện thư có thể là một cách dễ dàng để tự động sắp xếp các email đã phân loại của bạn.
- Nhãn: Giúp giữ cho hộp thư đến của bạn được ngăn nắp và cho linh hoạt hơn, có thể áp dụng nhiều nhãn cho một email.
- Thẻ: Cung cấp thông tin chi tiết về email và giúp bạn dễ dàng tìm các mục liên quan có cùng thẻ.
- Bộ lọc: Tính năng này giúp sắp xếp các email đến, bảo vệ khỏi thư rác và vi rút máy tính.
- Cờ: Giúp theo dõi phản hồi đối với tin nhắn đã gửi và các tin nhắn nhận được. Trong cả hai trường hợp, bạn có thể thực hiện cảnh báo nhắc nhở với tính năng này.
Kiểm tra email vào những thời điểm cụ thể mỗi ngày
Kiểm tra email mỗi khi nhận được một email khiến bạn rất bận rộn, khó chịu và mất tập trung. Hãy đặt thời gian cụ thể để kiểm tra email có thể giúp bạn tập trung lâu hơn vào công việc thay vì bị phân tâm bởi các email đến và đừng kiểm tra hộp thư nhiều hơn sáu lần một ngày.
Xóa, thực hiện, ủy quyền, trì hoãn
Merlin Mann cũng đề xuất nguyên tắc 4D của quản lý email để xử lý email. Mục tiêu của phương pháp 4D là tăng năng suất email bằng cách giữ cho hộp thư đến được ngăn nắp và gọn gàng.
- Xóa (Delete): Bạn có thể có những email không quan trọng, tất cả những email không mong muốn này được lưu trữ trong thư mục thư rác. Báo cáo các email spam đến hộp thư đến trước khi xóa chúng sẽ ngăn chặn spam lặp đi lặp lại.
- Làm (Do): Nếu bạn nghĩ rằng mình có thể trả lời email trong vòng chưa đầy hai phút, thì hãy làm ngay lập tức. Nếu bạn nghĩ rằng bạn không thể làm được điều đó, thì hãy để trả lời sau. Khi trả lời email, hãy đưa ra những câu trả lời kết thúc thích hợp để tránh những email qua lại không cần thiết.
- Ủy quyền (Delegate): Bạn có thể chỉ định email cho một hoặc nhiều thành viên trong nhóm của mình nếu bạn cho rằng họ có thể phản hồi tốt hơn đối với một email cụ thể hoặc đó không phải là mục bạn cần xử lý. Bạn cũng có thể có một hộp thư đến cộng tác mà đồng đội của bạn có thể truy cập.
- Trì hoãn (Defer): Một số email nhất định có thể rất quan trọng hoặc bạn có thể cần tham khảo chúng sau này. Một số khác có thể quá khó để giải quyết vào lúc này. Bạn có thể đặt những email đó sang một bên bằng cách tạm ẩn chúng và đặt lời nhắc trả lời sau.
Phương pháp OHIO: Chỉ xử lý một lần
Chúng ta có thể mở và đọc email ngay lập tức nhưng có thể không trả lời được, điều này dẫn đến lượng công việc tăng gấp đôi. Phương pháp OHIO(Only Handle It Once) đề nghị chúng ta nên mở email khi biết rằng mình có thể trả lời email sau khi đọc. “Chỉ xử lý một lần” có nghĩa là bạn chỉ nên xử lý email trong hộp thư đến của mình một lần. Sau khi đã hiểu email, bạn nên xử lý nó và sau đó xóa hoặc lưu trữ nó.
Tránh "bão" email
Hãy để lại tin nhắn vắng mặt bất cứ khi nào bạn đi nghỉ hoặc nghỉ phép. Điều này có thể giúp ngăn email tràn vào hộp thư đến của bạn. Thậm chí có thể cân nhắc sử dụng các ứng dụng trò chuyện miễn phí để trò chuyện thông thường, thân mật. Điều này sẽ giúp bạn không có quá nhiều email trong hộp thư đến của mình.
Phản hồi mẫu, tắt tiếng hoặc bỏ qua các tính năng và thông báo
Tạo phản hồi mẫu cho các email định kỳ và email cụ thể, sử dụng chức năng tắt tiếng hoặc bỏ qua của ứng dụng email để lặng lẽ loại bỏ các chuỗi email dài mà bạn thấy vô ích. Hoặc tắt thông báo email và các hình thức khác để bạn không thường xuyên bị phân tâm bởi những thứ không quan trọng.
Đừng quá để tâm về "số không hộp thư đến" của Mann hàng ngày. Nó có thể không thực tế, vì đọc và trả lời email không phải là việc duy nhất bạn làm trong một ngày. Thay vào đó, bạn có thể thử cách này trong thời gian hơn một tuần. Mục tiêu chính là ngăn chặn căng thẳng do email gây ra bằng cách ưu tiên email của bạn theo cách khác.
Ngoài ra, hãy chia sẻ cho chúng tôi nếu bạn có bất kỳ phương pháp hoặc thủ thuật nào khác nhau mà có thể sử dụng để giữ cho hộp thư đến không bị lộn xộn. Xin vui lòng chia sẻ chúng trong các ý kiến!
Nguồn: Zoho