Làm việc từ xa đang trở thành xu thế. Những tiến bộ trong công nghệ và các công cụ dựa trên nền tảng điện toán đám mây đã biến điều kỳ diệu này thành hiện thực, bạn có thể làm việc, giao tiếp và cộng tác hầu như từ mọi nơi. 

Bạn không còn phải bị giới hạn trong bốn bức tường của một văn phòng truyền thống. 

Là một công ty toàn cầu, Zoho là một người hỗ trợ lớn cho làm việc từ xa. 

Chúng tôi có hơn 8.000 nhân viên trên 11 quốc gia và 10 văn phòng, với một số ít làm việc từ xa tại nhà của họ. Chúng tôi thậm chí có thể duy trì kết nối bằng các công cụ kỹ thuật số của riêng mình mà chúng tôi đã tạo cho khách hàng của mình. 

Hiện tại, số lượng người làm việc từ xa đang gia tăng dần. 

Chúng tôi hiện đã làm việc tại nhà. Hiện tại có hàng triệu người tham gia với chúng tôi, các doanh nghiệp đã làm việc từ xa sau khi dịch coronavirus bùng phát.

Nếu bạn là người mới bắt đầu làm việc từ xa, chúng tôi có một vài mẹo, cách thực hành tốt nhất và những câu chuyện để chia sẻ sẽ giúp bạn bắt đầu đi đúng hướng.

Đây là những gì một số chuyên gia của chúng tôi chia sẻ:

Đây là một blog khá dài! Bạn hãy nhâm nhi cùng một tách cà phê nhé.

#1 Các công cụ phù hợp 

Bạn có biết rằng bộ Zoho Rem Remote mới của chúng tôi đã được xây dựng trong vòng chưa đầy một tuần không? Ngay cả trang web đã đi vào hoạt động chỉ trong 3 ngày. Chúng tôi phải quản lý toàn bộ dự án này với mọi người làm việc từ các địa điểm khác nhau theo nhiệm vụ mới để làm việc tại nhà. Chúng tôi đã quen với việc trò chuyện bằng văn bản với các đồng nghiệp, nhưng lần này, chúng tôi thường xuyên sử dụng các tính năng cuộc gọi video để tương tác với các đồng nghiệp, nhà thiết kế và nhà phát triển. Các công cụ dựa trên đám mây này giúp mọi người có thể tiếp tục làm việc như một đơn vị khi dự án đang tiến triển. Tốt nhất là nên chuẩn bị với bộ công cụ phần mềm dựa trên đám mây phù hợp khi đi từ xa. Tôi không thể tưởng tượng được dự án sẽ khó khăn hơn thế nào nếu không có các công cụ này.

Nói một cách cá nhân, là một người đàn ông trong gia đình có vợ và hai đứa con cũng được yêu cầu ở nhà, tôi phải tập trung vào công việc giữa mọi tiếng ồn trong nhà. Tôi rất biết ơn vì tôi đã đầu tư vào tai nghe chống ồn tốt! Tất nhiên, không nên nói rằng việc thiết lập băng thông rộng tốc độ cao với bộ định tuyến WiFi mạnh mẽ là rất quan trọng. Vì vậy, tốt nhất bạn nên chuẩn bị các công cụ phần cứng phù hợp để bổ sung cho các công cụ phần mềm của mình.

Ngay cả khi thời gian khó khăn đến mức loài người bị thách thức, với các công cụ phù hợp, những công việc làm từ xa trở nên dễ dàng hơn.

 # 2 -  Tự định hướng: trở thành ông chủ của chính bạn (đặc biệt là khi không có ai xung quanh)

Những người trong chúng ta đã quen với sự ồn ào và tương tác của một văn phòng bận rộn có thể thấy khó có động lực khi họ đột nhiên ở nhà. Điều chỉnh này có thể cảm thấy không thể đối với một số. Nếu bạn là một trong những người đấu tranh với quá trình chuyển đổi, không cần phải băn khoăn. Có những bước bạn có thể thực hiện để giảm bớt thời gian điều chỉnh. Theo thời gian, bạn thậm chí có thể học cách sử dụng sự tập trung đạt được từ sự cô độc để hoàn thành công việc nhiều hơn.

Bước quan trọng là giữ cho mục đích của bạn, hoặc trong tâm trí của bạn. Câu chuyện về ba người ném đá là một ví dụ tuyệt vời. Khi được một người qua đường hỏi mỗi người làm nghề ném đá đang làm gì, người đầu tiên nói rằng anh ta đang sứt mẻ đá, và người thứ hai nói rằng anh ta đang kiếm sống. Nhưng, người thứ ba nói rằng ông đang xây dựng một nhà thờ lớn sẽ là niềm tự hào của thị trấn. Thậm chí còn có một sự kiện lịch sử tương tự trong đó Tổng thống Kennedy đã hỏi một người gác cổng lau sàn nhà tại NASA, ông đang làm gì. Người gác cổng trả lời đơn giản rằng anh ta là người giúp đỡ đưa một người lên mặt trăng.

Nhà thờ hoặc tổ chức của bạn đang cố gắng xây dựng là gì? Nhiệm vụ mặt trăng của bạn là gì? Hãy nhìn vào công việc của bạn không phải là một loạt các công việc, mà là những đóng góp không thể thiếu để thực hiện một tầm nhìn lớn hơn.

Làm công việc bạn tin tưởng. Bạn có cảm thấy tác động mà công việc của bạn tạo ra tương xứng với khả năng của bạn không? Bạn có thấy tác động cá nhân này thỏa mãn? Nếu không, có thể là bạn đang tập trung quá mức vào việc cố gắng làm hài lòng người khác, hành động vì sợ hãi, hoặc chỉ vì điều đó vì tiền. Không có lựa chọn nào trong số này là vị trí tốt nhất nếu bạn muốn tìm kiếm động lực cho bản thân.

Thông thường, những gì bộ não khao khát trên hết là sự hài lòng tức thì. Bạn có thể chơi để làm điều này bằng cách chơi game của bạn. Đặt mục tiêu ngắn hạn và tự thưởng cho mình những phần thưởng độc lập với kết quả công việc của bạn. Vd: Nếu tôi làm việc trong ba giờ tiếp theo về vấn đề khó khăn này, tôi sẽ xem chương trình yêu thích hoặc ngủ trưa trong nửa giờ tiếp theo. Nếu tôi có thể hoàn thành danh sách việc cần làm vào thứ Sáu, tôi sẽ đi spa vào cuối tuần.

Tóm lại, hãy đặt công việc của bạn trong bối cảnh của một tầm nhìn lớn hơn, làm những gì bạn tin tưởng và làm cho nó giống như một trò chơi. Chẳng mấy chốc, bạn sẽ đến một giai đoạn mà ông chủ duy nhất bạn cần là chính bạn.  

# 3 - Quản lý nhóm từ xa: giảm tiếp xúc, tái sử dụng các công cụ và tái chế kiến ​​thức

Công việc không phải lúc nào cũng đồng nhất. Nó có thể đến ở nhiều mức độ phức tạp và khó khăn. Một phần tốt trong công việc của tôi được dành cho việc giao hàng của riêng tôi. Ngoài ra còn có công việc mà tôi cộng tác với những người tôi quản lý, xem xét công việc của họ, khiến họ xem xét một số công việc của tôi, giải quyết các dự án, v.v. Trên hết, có công việc cộng tác với những người bên ngoài nhóm của tôi, từ các bộ phận khác nhau của công ty và thậm chí cả những người bên ngoài tổ chức. Ít nhất hai phần ba trong số đó từng xảy ra ở người. Kể từ khi chúng tôi chuyển sang làm việc từ xa, chúng tôi đã phải đạt được điều kỳ diệu tương tự mà không dành thời gian cho nhau.

Trong khoảng 3 năm trở lại đây, chúng tôi đã đạt được một số thực tiễn tốt nhất về giao tiếp từ những trải nghiệm này. Bây giờ, chúng tôi đang sử dụng những thực tiễn tương tự để liên lạc với nhau từ xa!

Đây là những gì chúng tôi cố gắng làm:

Tra đổi với nhóm: Mỗi khi chúng tôi bắt đầu một dự án mới, chúng tôi thường dành thời gian để viết ra các ý tưởng trên các trang khác nhau của một tài liệu. Nếu không có gì khác, điều này giúp xem xét lại các ý tưởng rõ ràng, mục đích và khả năng của chính mình.  

Tạo mối quan hệ: Trong trường hợp không có sự tương tác trực tiếp, video hoạt động tốt nhất để tạo mối quan hệ. Điều này rất quan trọng khi chúng tôi làm việc với những người từ các team khác. Đối với mỗi dự án chúng tôi thực hiện, chúng tôi kết nối và vào cuối phiên trao đổi, chúng tôi dành thời gian cho video để đánh giá ý tưởng và đưa ra kết luận cơ bản để xây dựng thêm.

Làm rõ vấn đề: Bất kỳ số lượng câu hỏi có thể phát sinh khi chúng tôi bắt đầu làm việc chi tiết của một dự án. Có phải họ có ý này khi họ viết nó? Họ đã giả định chi tiết này vì lợi ích của cuộc thảo luận? Hầu hết thời gian, những câu hỏi này không có câu trả lời đơn giản hoặc không. Họ yêu cầu một lời giải thích ngắn, thường được thực hiện hiệu quả hơn thông qua giọng nói.

Nhắc nhở và quyết định nhanh chóng: Trong một môi trường văn phòng, mọi người nhớ các dự án khi họ thấy một đồng đội điều hành dự án đó. Trong khi làm việc từ xa, những lời nhắc nhỏ này thường bị khuất tầm nhìn và mất trí. Trò chuyện nhóm giúp giải quyết thách thức này. Chúng cũng hữu ích để nhận phản hồi từ đồng đội trong giai đoạn đầu làm việc và bỏ phiếu nhanh chóng cho các quyết định nhỏ hơn. Tốt hơn là tránh các cuộc thảo luận dài dòng về các cuộc trò chuyện nhóm, vì chúng có thể có xu hướng tiếp tục và không có kết luận chắc chắn. Nhận một cuộc gọi video sẽ giúp giải quyết những vấn đề này.

FYI & MOMs: Phân phối nhiệm vụ của chúng tôi thường xảy ra trên Zoho Projects và chúng tôi cũng theo dõi tiến độ của các dự án ở đó. Trong hầu hết mọi dự án, phần lớn công việc diễn ra trong nền và không phải lúc nào cũng cần thông báo cho mọi người mọi bước. Gửi các thông báo như vậy tự động trên một nhóm trò chuyện cũng có thể làm ngợp thông tin. Chúng tôi sử dụng email để cập nhật các bên liên quan chính về các mốc quan trọng. Chúng tôi cũng gửi một bài viết về cuộc họp sau bất kỳ cuộc họp nào có hơn 3 người.

Tạo kiến ​​thức: Chúng tôi coi việc biên soạn kiến ​​thức nội bộ về các chi tiết của các dự án lớn để chia sẻ với tất cả các bên liên quan là một điểm. Điều này bao gồm những thứ như những thách thức chúng tôi gặp phải trong dự án, cách chúng tôi vượt qua chúng, những điều cần tránh trong tương lai và làm thế nào để làm một số điều tốt hơn là tất cả các chi tiết sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích trong tương lai.

# 4 - Con người hóa công nghệ và trách nhiệm hơn

Tôi đã làm việc từ xa kể từ khi tôi kết hôn  4 năm trước. Như cuộc sống sẽ có nó, bạn đời của tôi được định cư ở một thành phố khác cách đó khoảng 350 km! Nhưng tất nhiên, đó không phải là lý do để tôi chấm dứt sự nghiệp. Công nghệ làm cho nó cực kỳ dễ dàng để làm việc từ xa và cũng kết nối với phần còn lại của nhóm, ngoài các mối quan hệ cá nhân của riêng tôi.

Dưới đây là một vài mẹo về cách bạn có thể con người hóa hóa công nghệ:

• Vẫn có sẵn trên ứng dụng nhắn tin và cuộc gọi từ xa của bạn trong khi phần còn lại của nhóm đang làm việc. Điều này trấn an các đồng nghiệp rằng bạn có thể tiếp cận và có thể đạt được ngay lập tức. Khi bạn ít có sẵn, hãy đặt trạng thái liên lạc của bạn cho phù hợp. [Ví dụ. "Vào bữa trưa" hoặc "trong một bản demo".
• Có một vài nhiệm vụ chỉ có thể được thực hiện bằng các cuộc gọi. Hãy sẵn sàng nhận cuộc gọi làm việc.
  
• Khi làm việc với các đồng nghiệp trên các múi giờ, hãy lên lịch các cuộc gọi và các cuộc họp vào thời gian thuận tiện cho nhau. Nếu thời gian không thuận tiện cho bạn, bạn nên cảm thấy thoải mái khi thông báo cho người khác.
  
• Đừng nói là Hi [Tên của đồng nghiệp] trong ứng dụng nhắn tin của bạn và chờ người khác phản hồi. Nó giữ cho người khác đoán. Thay vào đó, hãy thêm 2 dòng giải thích lý do tại sao bạn đang cố gắng liên hệ với họ.
  
• Khi lãnh đạo các team từ xa, hãy chủ động và bắt đầu cuộc trò chuyện về công việc. Đừng chờ đợi đồng nghiệp của bạn cung cấp cho bạn thông tin cập nhật trong ngày.
  
• Hãy minh bạch. Tiếp tục hiển thị đầu ra công việc cho các bên liên quan có liên quan trong nhóm. Điều này cải thiện uy tín của bạn và sự tin tưởng mà đồng nghiệp của bạn dành cho bạn.
  

# 5 - Tài liệu chính

Một trong những khía cạnh quan trọng của làm việc từ xa là tạo ra văn hóa cộng tác không đồng bộ. Chuyển đổi giữa các ứng dụng nhắn tin và các kênh cả ngày không phải là cách tốt nhất để có hiệu quả. Điều quan trọng là phải dành ra một vài giờ mỗi ngày để làm công việc độc lập. Nó giúp khi bạn có thể phân biệt giữa những gì quan trọng và những gì khẩn cấp. Đây là một điều tôi đã học được trong khoảng 8 năm làm việc từ xa. 

Để tạo điều kiện cho sự hợp tác không đồng bộ, tốt nhất là ghi lại những điều quan trọng thường xuyên, đặc biệt là khi bạn làm việc từ xa.

Ví dụ, chia sẻ ý tưởng của bạn trong tài liệu với các đồng nghiệp của bạn trước hoặc sau cuộc gọi giúp họ chuẩn bị tốt hơn và giúp bạn tránh khỏi việc truyền thông sai. Điều này cũng đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang (hoặc có ngữ cảnh tốt hơn) trước khi bạn bắt đầu cuộc gọi.

Đối với các nhóm, tốt nhất là tạo một kho lưu trữ nội dung chung. Điều này tăng tốc quá trình chia sẻ và hợp tác.

Đây là thiết lập văn phòng tại nhà của tôi cho công việc từ xa. Thật tốt khi có một không gian riêng được chỉ định dành riêng cho công việc của Sony.

# 6 - Tìm địa điểm thoải mái của bạn để hoàn thành công việc  

Ngoài việc chuyển đổi giữa các môi trường khác nhau để làm việc, tôi cố gắng duy trì sự cân bằng tốt giữa việc tránh phiền nhiễu và duy trì kết nối với nhóm của tôi và các đối tác kinh doanh của chúng tôi trên toàn thế giới thông qua các cuộc gọi video và âm thanh.

Khi tôi đang làm việc trong văn phòng, dòng suy nghĩ của tôi liên tục bị gián đoạn do bị kéo vào các cuộc thảo luận hoặc vấn đề đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của tôi. Tuy nhiên, sự cô lập có hiệu lực này đang vô tình dạy tất cả chúng ta là làm chậm suy nghĩ của chúng ta, từ đó thúc đẩy việc ra quyết định tốt hơn.

Đó là một trải nghiệm phục hồi khi tôi có thể tận hưởng không khí trong lành và tiếng hót líu lo của những chú chim, hoặc chỉ quan sát con sóc ăn một miếng hạt trong khi tôi đang gọi cho một đối tác kết thúc hợp đồng lớn tiếp theo cho Zoho. Thật là phi thường khi tôi được trải nghiệm những điều tốt nhất của cả hai thế giới.

# 7 - Phát triển và duy trì cân bằng cuộc sống công việc lành mạnh  

Tôi là một người mẹ, một người cố vấn, một tình nguyện viên, và người phối ngẫu của tôi cũng làm việc tại Zoho. Vì vậy, đã được một thời gian kể từ khi tôi biết rằng không có thứ gì như cân bằng cuộc sống công việc của người khác.

Cuộc sống công việc và cuộc sống cá nhân của tôi chỉ hòa nhập với nhau. Đây là một số điều mà tôi làm như một phần trong nỗ lực của mình để tung hứng hai nửa quan trọng của cuộc đời tôi:

• Xác định phần nào trong ngày mà tôi sáng tạo nhất và đặt trạng thái của mình thành DND vào khoảng thời gian đó. 
• Sử dụng thời gian mà tôi cảm thấy buồn tẻ nhất để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến việc di chuyển: nấu ăn, làm vườn, đi bộ và nhảy múa Zumba.

• Tạo danh sách của tôi về lòng biết ơn của riêng tôi, bao gồm những người, sự vật, cơ hội và những kỷ niệm mà tôi biết ơn. Điều này phục vụ như một mỏ neo tuyệt vời để sống tích cực. 
• Chọn một giờ mỗi ngày và sắp xếp nó thành ba lộ trình học 20 phút. Thời gian này có thể được dành để đọc một vài trang của một cuốn sách, xem một cuộc nói chuyện TED, nghe một podcast hoặc thậm chí xem lại các kỹ năng chưa được mài giũa hoặc sử dụng trong một thời gian. 
• Tình nguyện. Nhiều như chúng tôi nghĩ rằng tình nguyện là tất cả về thời gian và chuyên môn của bạn và có sức ảnh hưởng, nó làm cho tâm hồn tràn đầy mục đích và cảm giác thỏa mãn và yên tâm. Có rất nhiều cơ hội tình nguyện trực tuyến ngoài kia. Chỉ cần đi cho nó! 
• Nhóm với các đồng nghiệp hoặc bạn bè thúc đẩy nhau ăn uống lành mạnh và xây dựng nhau. Điều này giúp duy trì động lực và tích cực.

Nếu chúng ta hài lòng và bình yên vào cuối ngày, và thấy mục đích cho ngày mai, chúng ta biết rằng chúng ta đã tìm thấy sự cân bằng của mình. 

Để  kết luận: thiết lập tâm trí của bạn đúng,  làm phần của bạn, và phần còn lại sẽ đến với bạn một cách tự nhiên 

Công việc từ xa thực sự đòi hỏi một cam kết mạnh mẽ. Bạn có thể mất vài ngày hoặc vài tháng để thành thạo công việc từ xa. Chỉ cần chuyên nghiệp, và tăng tốc bản thân. Dành thời gian để tìm hiểu các sợi dây.

Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!