Edition: Enterprise | Industry: Công ty luật | Features:Tùy chỉnh, Chế độ xem, Quy tắc quy trình làm việc
Kịch bản:
Leotta Dillard là quản trị viên văn phòng tại một công ty luật chuyên về các vụ kiện chống lại các tập đoàn có hành vi phi đạo đức đối với nhân viên, khách hàng và các doanh nghiệp khác của họ. Các luật sư đảm nhận một loạt các vụ kiện khác nhau, từ việc trả lương ngoài giờ cho đến các vụ kiện tập thể. Vì mỗi trường hợp là duy nhất, công ty tin tưởng các luật sư chọn các vụ án mà họ quan tâm để giải quyết, các vụ án mà các luật sư không lựa chọn thì sẽ chuyển cho đối tác, Tresa Sweely, người xem xét từng trường hợp và liên lạc với khách hàng nếu trường hợp không thể thực hiện được. Đối với các trường hợp đã được chọn, các luật sư cần một hệ thống để theo dõi tất cả các tương tác, tài liệu và thông tin có được trong suốt vòng đời của vụ án.
Yêu cầu:
Leotta đang xử lý việc triển khai CRM và cô ấy muốn:
Nắm bắt tất cả các cases ở một nơi.
Cho phép luật sư xem và chọn các cases dựa trên lĩnh vực chuyên môn của họ.
Tự động chỉ định các cases chưa được chỉ định cho đối tác, Tresa Sweely, sau một vài ngày.
- Theo dõi thông tin liên quan đến cases, lịch sử vụ án, tài liệu và duy trì bản sao lưu theo hướng dẫn tuân thủ.
Giải pháp:
Để cá nhân hóa CRM của họ, Leotta đã đổi tên mô-đun Leads thành New Cases và mô-đun Contacts thành Clients.
Chi tiết case:
Trước tiên, Leotta thiết lập một webform thu thập thông tin liên quan đến trường hợp từ khách truy cập trang web và đẩy nó vào mô-đun New Cases trong CRM. Tất cả các new cases mới được chỉ định cho đối tác, Tresa Sweely, theo mặc định và tag ‘New Cases’ được gán cho mỗi bản ghi. Cho đến khi các luật sư chọn một vụ kiện và chuyển đổi nó thành một Client, Tresa là chủ sở hữu vụ án.
Cho phép luật sư chọn cases
Leotta đã tạo chế độ xem tùy chỉnh liệt kê tất cả các bản ghi có tag ‘New Case’. Các luật sư chỉ cần nhấp vào custom view để xem các cases. Vì Leotta đã kích hoạt quyền đọc / ghi cho mô-đun New Cases cho tất cả các luật sư, họ có thể thay đổi chủ sở hữu vụ án từ Tresa để gán nó cho chính họ. Họ cũng chuyển đổi cases đó thành Client, di chuyển bản ghi sang mô-đun Client.
Chỉ định các cases không được chọn bởi bất cứ ai cho đối tác
Một số case không được lựa chọn bởi bất kỳ luật sư nào. Để xem xét và đóng các cases này, Leotta đã thiết lập workflow rule (quy tắc quy trình làm việc) được kích hoạt 3 ngày sau khi một cases được thêm vào mô-đun New Cases và kích hoạt các hành động sau:
Tag ‘New Cases’ đã bị xóa
Trường Case Status được cập nhật thành Not Chosen
- Đối tác, Tresa, nhận được thông báo qua email về vụ việc
Cấu hình quy trình làm việc (Workflow):
Mô-đun | New Cases |
Rule name | Not Chosen Cases |
Description (optional) | Thông báo cho đối tác về các trường hợp chưa được luật sư lựa chọn |
When to execute | On a date/time > 3 days after created time > Recur once |
Những hồ sơ quy tắc nên áp dụng cho? | New Cases phù hợp với điều kiện nhất định |
Criteria | Tag là ‘New Cases' |
Instant action | Field update > Case Not Chosen |
| Remove tag > New Case |
| Email notification > Case not chose |
Sao lưu tài liệu vụ án và theo dõi tất cả các hoạt động vụ án ở một nơi
Vì CRM cung cấp thông tin khách hàng 360 độ, luật sư có thể tìm thấy tất cả các notes, tasks, calls, emails, documents và các thông tin khác liên quan đến một bản ghi cụ thể trong trang Record Details. Các luật sư sử dụng trường đính kèm riêng để thêm tài liệu, ảnh chụp màn hình, v.v ... Điều này giúp họ theo dõi tất cả các hoạt động liên quan đến vụ án. Leotta đã kích hoạt tính năng sao lưu tự động, sao lưu tất cả dữ liệu CRM ngay lập tức.