Cách dễ nhất để đo lường hiệu suất sự kiện là theo dõi doanh số bán vé, tất nhiên đó là một sự kiện miễn phí. Đăng ký sự kiện giúp bạn đánh giá ba khía cạnh: sự quan tâm của mọi người đối với sự kiện đó, tính hiệu quả của chiến lược tiếp thị và mức độ hấp dẫn của giá vé. Nó cũng đưa ra ý tưởng về doanh thu được tạo ra cho sự kiện. Một công cụ quản lý sự kiện tốt có thể mang lại lợi ích tốt, đặc biệt nếu bạn muốn phân tích dữ liệu bán hàng ở cấp độ chi tiết. Bạn có thể phân chia thêm dữ liệu đăng ký của mình thành các danh mục khác nhau để có ý tưởng chuyên sâu hơn về doanh số bán hàng. Chia nhỏ doanh số bán hàng của bạn dựa trên loại vé, giá vé, mã khuyến mại được sử dụng và thậm chí cả nguồn tiếp thị (chi nhánh, nền tảng xã hội, v.v.) để tìm ra cái nào hiệu quả, cái nào không.

Một sự kiện hiếm hoi khi mà tổng số lượt đăng ký phù hợp với lượng người tham dự sự kiện. Thông thường, sẽ có sự khác biệt giữa hai con số: số người tham gia sự kiện sẽ thấp hơn số người đã đăng ký. Điều này khá phổ biến nhưng nếu sự chêch lệch này lớn thì bạn phải xem xét lại.

Trong thuật ngữ chuyên ngành, đây được gọi là "tỷ lệ tiêu hao". [(Số người vắng mặt / tổng số người đăng ký) * 100] để có tỷ lệ tiêu hao cho sự kiện. Đối với các sự kiện miễn phí, vì động cơ tham dự ít hơn, tỷ lệ tiêu hao có thể cao tới 50%. Đối với các sự kiện trả phí, tỷ lệ này ít hơn rất nhiều khi mọi người đầu tư vào sự kiện (họ đã chi tiền cho sự kiện đó). Ngoài ra, điều quan trọng là không chỉ theo dõi những người vắng mặt của bạn mà còn yêu cầu cung cấp lý do để không tham dự.

Các phiên và các diễn giả là những điểm thu hút nhất sự kiện. Đó là lý do mọi người đăng ký tham gia sự kiện. Vì vậy, nếu các phiên thu hút được sự chú ý của những người tham dự, thì sự kiện của bạn sẽ để lại ấn tượng với người tham dự. Một số cách để đo lường sự thành công của các phiên bao gồm:

• Tham dự phiên: 

Yêu cầu người tham dự đăng ký và đăng ký cho mỗi phiên. Điều này có thể được thực hiện với sự trợ giúp của phần mềm quản lý sự kiện.

• Phản hồi phiên: 

Yêu cầu người tham dự đưa ra phản hồi của họ cho mỗi phiên. Yêu cầu họ đánh giá phiên và đưa ra phản hồi cho phiên. Các ứng dụng sự kiện có thể làm cho nhiệm vụ này trở nên dễ dàng hơn.

• Mức độ tương tác của diễn giả:

Tìm hiểu xem liệu một diễn giả có gây được tiếng vang với những người tham dự của bạn hay không bằng cách kiểm tra số lượt xem hồ sơ mà họ nhận được trên trang web sự kiện và số lượng người đã tương tác với một diễn giả cụ thể trên ứng dụng sự kiện. Sau đó, bạn có thể ghi chú để mời những diễn giả này cho các phiên sau.

Hầu như mọi người đã bắt đầu tiếp thị các sự kiện của mình trên các nền tảng xã hội. Tuy nhiên, không nhiều người trong số họ đo lường mức độ tác động của sự kiện thông qua chiến dịch truyền thông xã hội, ít nhất là họ không thường xuyên làm điều đó với các thương hiệu và tổ chức của mình. Hãy lắng nghe ý kiến xã hội vì đó là điều quan trọng cho sự kiện cũng như cho tổ chức của bạn. Với một "hashtag" độc đáo và màn hình chung cùng với những ý kiến của xã hội để thiết lập cho sự kiện, bạn có thể phân tích cách sự kiện diễn ra và khám phá những cách mới để quảng bá nó đến đúng đối tượng. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Hootsuite, Sprout Social và Zoho Social để thực hiện việc này.

Hai số liệu truyền thông xã hội quan trọng khác cần chú ý là đề cập và tham gia. Đó là nơi đối tượng và người theo dõi được gắn thẻ hoặc đề cập đến sự kiện của bạn trong bài đăng của họ. Sau này họ có thể thích, chia sẻ và bình luận về bài viết đó. Những số liệu này có thể giúp bạn hiểu được sự phổ biến của sự kiện trước và sau sự kiện. Họ cũng cho bạn biết chiến lược truyền thông xã hội hiệu quả như thế nào.

Một điều khác bạn có thể làm để đo lường hiệu quả của chiến lược truyền thông xã hội là có mã khuyến mại dành riêng cho từng nền tảng xã hội. Đây là một cách dễ dàng để tìm hiểu tính hiệu quả của các nền tảng xã hội, chưa kể đến nguồn đăng ký.

Rất nhiều sự kiện phụ thuộc vào các nhà tài trợ để hỗ trợ tài chính. Sự hài lòng và tài trợ của nhà tài trợ là hai cách để tìm hiểu xem chiến lược tài trợ của bạn có tốt hay không. Vì điều này, bạn nên làm hai điều mà bạn giữ lời hứa với các nhà tài trợ của mình (cho họ những lợi ích mà họ mong muốn) và đưa ra lợi nhuận họ cần. Chỉ cần nói với họ thị trường mục tiêu của họ sẽ có mặt tại sự kiện của bạn.

Trung bình, hầu hết các nhà tài trợ đều mong đợi ROI ít nhất 2:1. Vì vậy, đối với khoản đầu tư 10.000 đô la, họ sẽ dự kiến ​​tối thiểu 20.000 đô la. Một số thương hiệu mong đợi một lợi nhuận thậm chí còn lớn hơn. Vì vậy, bằng cách phân phối giá trị tài trợ, bạn không chỉ chứng minh sự thành công của sự kiện, bạn cũng đảm bảo rằng họ sẽ sẵn sàng tài trợ cho sự kiện tiếp theo.

Trang web sự kiện chứa một lượng dữ liệu hữu ích đáng kinh ngạc có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về sự kiện, thị trường mục tiêu và thậm chí là các nhà tài trợ. Tất cả những gì bạn phải làm là chạm vào nó. Một công cụ miễn phí như Google Analytics sẽ làm để bắt đầu, sau đó bạn có thể theo dõi một số chỉ số đơn giản như:

• Lưu lượng truy cập trang web

• Các trang, diễn giả và nhà tài trợ được xem nhiều nhất

• Tỷ lệ thoát (có bao nhiêu người đã mở trang web của bạn chỉ để lại một giây sau đó)

• Khách truy cập trở lại

Bạn có thể đặt mục tiêu để đo lường số lần một nút hoặc liên kết cụ thể được nhấp vào hoặc sử dụng Bản đồ nhiệt để tìm hiểu xem khách truy cập trang web tập trung vào những phần nào nhất. Tất cả dữ liệu này có thể hiểu sở thích của người tham dự và sửa đổi trang web sự kiện và sự kiện cho phù hợp.

Hầu hết các tổ chức đều tổ chức các sự kiện với một mục tiêu là có được khách hàng tiềm năng. Vì vậy, đây có thể là một chỉ số quan trọng để đánh giá sự thành công của một sự kiện, ít nhất là với các sự kiện của công ty và B2B phụ thuộc vào tiếp thị sự kiện để tạo khách hàng tiềm năng. Theo dõi số lượng khách hàng tiềm năng, giới thiệu và theo dõi họ sau sự kiện. Và chọn thời điểm thích hợp để tiếp cận và chuyển đổi họ thành khách hàng. Sau đó, bạn có thể chia số lượng khách hàng có được từ sự kiện cho tổng chi tiêu sẽ ra số tiền bạn đã chi để có được mỗi khách hàng. Đây là một quá trình dài nhưng cũng là cách tốt nhất để quyết định xem sự kiện có thành công hay không. Bạn có thể sử dụng phần mềm CRM được tích hợp với nền tảng quản lý sự kiện để giúp theo dõi khách hàng tiềm năng và chuyển đổi.

Trong cuộc khảo sát sau sự kiện, bạn có thể hỏi những người tham dự của mình một loạt các câu hỏi, từ việc liệu họ có thấy bữa ăn trưa tự chọn ngon hay không đến diễn giả nào thu hút sự chú ý của họ và mọi thứ khác nữa. Điểm số nhà quảng cáo ròng (NPS) chỉ bắt nguồn từ một câu hỏi mà bạn nên đưa vào cuộc khảo sát của mình: Trên thang điểm từ 1-10, bạn có khả năng giới thiệu sự kiện này cho người khác không? Nếu câu trả lời là 9 hoặc 10, họ là những người quảng bá (những người yêu thích sự kiện). Số 8 và 7 là những người thích sự kiện (họ là những người thích sự kiện nhưng không thực sự ấn tượng với nó). Nếu số điểm là 6 hoặc thấp hơn, họ là người chưa thực sự quan tâm (họ không thấy sự kiện đủ hấp dẫn).

Để tính toán NPS, bạn sẽ phải trừ phần trăm người không thích từ phần trăm người thúc đẩy (% người quảng bá - % người không thích). Điều này sẽ cho bạn biết bao nhiêu tác động đến sự kiện đối với người tham dự, một thứ gì đó mà tất cả các bên liên quan sẽ muốn biết. Các số liệu này có thể đi một chặng đường dài trong việc xác nhận thành công của sự kiện cho khách hàng, nhà đầu tư và các bên liên quan khác. Lần tới khi ai đó hỏi bạn liệu sự kiện của bạn có thành công hay không, bạn có thể cho họ xem các con số từ đó có thể tạo được niềm tin với khách hàng.