Làm việc từ xa từng là một đặc quyền dành cho một số ít người. Tuy nhiên, giờ đây, làm việc từ xa (remote work) lại là một giải pháp thay thế khả thi cho cuộc sống văn phòng bận rộn. Tính đến tháng 6 năm nay, ước tính có khoảng 42% người lao động Hoa Kỳ cho biết họ đang làm việc tại nhà toàn thời gian, đây là mức cao nhất từng có. Nhưng khi ngày càng nhiều doanh nghiệp chấp nhận công việc từ xa, một câu hỏi lớn hơn được đặt ra: Cách tốt nhất để thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhóm làm việc từ xa là gì? Câu trả lời chính là Zoho Workplace.
Đối với hầu hết các công ty, câu trả lời thường là sử dụng tính năng chia sẻ tệp dựa trên đám mây, nền tảng quản lý tài liệu và các công cụ năng suất khác. Nhìn chung, các nền tảng đám mây chính là chìa khoá với những người làm việc từ xa, vì chúng tương thích trên mọi máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh, và có thể được truy cập từ mọi nơi. Những cải tiến và phát triển hàng loạt về bảo mật đám mây trong vài năm qua khiến điều này trở thành một lựa chọn tốt hơn cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi người lao động hoạt động trên các hệ thống khác nhau, khả năng cộng tác, chia sẻ và tương tác trở nên phức tạp hơn rất nhiều.
Ví dụ: máy chủ dựa trên đám mây của Google yêu cầu người dùng phải có địa chỉ Gmail. Điều này có nghĩa là nhà cung cấp email công ty của bạn phải là Google, trừ khi nhân viên đăng nhập từ email cá nhân của họ. Các tài liệu được lưu trên Excel phải được chuyển đổi thành Numbers nếu được gửi đến MacBook bằng iWork. Trong khi rất nhiều doanh nghiệp yêu thích lưu trữ đám mây, nhiều doanh nghiệp khác lại phàn nàn về việc thiếu khả năng tương thích.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận về các bộ ứng dụng văn phòng của Zoho Workplace - Zoho Writer, Zoho Sheet và Zoho Show và tại sao chúng là những lựa chọn thay thế tuyệt vời cho các nền tảng cồng kềnh hơn khác. Việc đảm bảo toàn bộ nhóm của bạn sử dụng Zoho cho việc cộng tác, làm việc nhóm giúp đảm bảo năng suất và thao tác dễ dàng, đồng thời khuyến khích cộng tác với thiết kế và chức năng dễ sử dụng của họ.
Hơn nữa, nếu bạn sử dụng Zoho, dữ liệu của bạn được đảm bảo rằng không bao giờ bị bán cho bên thứ ba để thu lợi.
Zoho Writer - công cụ soạn thảo văn bản
Zoho Writer là nền tảng hoàn hảo để tạo tài liệu văn bản và dễ dàng chia sẻ phản hồi ngay lập tức. Một trong những điểm hấp dẫn độc đáo của Zoho Writer là loại bỏ chức năng thanh công cụ khi người viết đang gõ, cho phép bạn tập trung hoàn toàn vào văn bản và làm việc năng suất hơn. Writer cũng được trang bị các công cụ hỗ trợ giúp bạn khai thác tối đa bài viết của mình. Nền tảng sẽ cho bạn điểm dựa trên chính tả, ngữ pháp và một số tiêu chí quan trọng khác.
Mức độ dễ đọc và văn phong trong tài liệu sẽ được chấm điểm dựa trên số lượng các câu. Người kiểm tra cũng dễ dàng tìm ra việc lạm dụng các từ đa âm tiết và cung cấp cho người dùng độ dài câu trung bình của họ. Đây là một lựa chọn tuyệt vời cho bất kỳ ai đang quản lý một nhóm từ xa thông minh.
Ứng dụng có thể được sử dụng trong bất kỳ trình duyệt nào và tính năng chia sẻ tài liệu tương thích với Google Drive, iCloud, Dropbox và thậm chí cả WordPress. Và nền tảng này đi kèm với tất cả các lợi ích được tìm thấy trong một ứng dụng như Microsoft Word, chẳng hạn như các mẫu và chữ ký điện tử dễ sử dụng. Zoho Writer giúp các doanh nghiệp dễ dàng đạt được năng suất hiệu quả và liên tục khi có sự hợp tác giữa các nhóm chức năng chéo, thông qua việc đảm bảo phần mềm được phân phối dễ dàng, không có thời gian chết trong quá trình triển khai.
Một trong những lợi thế của việc chia sẻ tệp bằng Zoho Writer là tài liệu có thể được cộng tác, ngay cả bởi những người bên ngoài công ty. Trong trường hợp bạn đang thực hiện một cuộc phỏng vấn, ứng viên phỏng vấn có thể được cung cấp một liên kết đến một bài kiểm tra với quyền truy cập chỉnh sửa, dưới dạng tệp được bảo vệ bằng mật khẩu, với ngày và giờ hết hạn. Sau khi hết thời gian, liên kết bên ngoài sẽ tự động không thể truy cập được và người đánh giá có thể kiểm tra dấu vết của tệp và xem qua các câu trả lời. Chia sẻ bằng cách sử dụng địa chỉ email của ứng viên cũng đảm bảo rằng bài kiểm tra chỉ được thực hiện bởi người dự định tham gia. Tính năng này có thể được mở rộng hơn nữa cho sách đồng tác giả, tạo báo cáo cộng tác, v.v.
Zoho Show - Tạo slide ấn tượng
Zoho Show là một trong những ứng dụng ấn tượng nhất của Zoho. Zoho Show cho phép người dùng tạo các bản trình chiếu slide với khả năng chia sẻ qua URL. Cộng tác viên cũng có thể nhận xét về tài liệu và theo dõi các thay đổi thông qua trình lịch sử.
Nền tảng trình chiếu cho phép người thuyết trình tạo ra các hình ảnh động ấn tượng. Nhưng có lẽ tính năng tốt nhất là chức năng cho phép người dùng ghi lại các bài thuyết trình của họ như thể chúng đang được thực hiện trực tiếp. Bằng cách này, những người thuyết trình từ xa có thể tập trung sức lực vào các phiên Hỏi và Đáp trong khi họ có thể yên tâm rằng bài thuyết trình của họ là hoàn hảo.
Bản trình bày có thể được xuất bản cũng như phát sóng trong thời gian thực và có thể được cung cấp cho những người không phải là thành viên của tổ chức.
Zoho Sheet - Tạo bảng tính và ứng dụng làm việc nhóm
Zoho Sheet cho phép bạn tạo bảng tính, nhưng với một tính năng bổ sung được gọi là Zia Insights có thể tự động chuyển đổi dữ liệu của bạn ngay lập tức thành biểu đồ hình tròn và các đồ họa khác để tạo hứng thú trực quan và khả năng đọc cho dữ liệu của bạn. Đó là một cách tuyệt vời để gây ấn tượng với sếp, đặc biệt nếu họ chỉ quen với Excel. Ngoài ra, còn có hơn 350 công thức được tích hợp sẵn, cũng như khả năng tạo các hàm tùy chỉnh của riêng bạn.
Bạn thậm chí có thể lập trình Zoho Sheet để lấy dữ liệu từ Zoho Mail, Books và nhiều ứng dụng Zoho khác. Chia sẻ và cộng tác liền mạch có thể đạt được thông qua Zoho, có nghĩa là nhân viên của bạn chỉ cần kết nối Internet ổn định, an toàn để hoàn thành công việc. Một nguyên tắc tốt là đảm bảo Internet của bạn có thể truyền ít nhất 25 Mbps để dữ liệu truyền đủ nhanh và tránh các vấn đề về độ trễ.
Và để thêm một lớp cộng tác liền mạch khác vào, bạn có thể sử dụng Zoho Cliq để trò chuyện hoặc thực hiện cuộc gọi âm thanh/ video với đồng nghiệp và các bên liên quan, bên cạnh sự cộng tác dữ liệu thời gian thực mà bạn nhận được từ ứng dụng Zoho Sheet, Show hoặc Writer.
Zoho Workdrive - công cụ lưu trữ tài liệu
Zoho WorkDrive tích hợp cả 3 ứng dụng văn phòng trực tuyến này và hơn nữa, chúng hoạt động như một ngôi nhà của bộ công cụ văn phòng. Bạn có thể lưu các tài liệu của mình trong một nhóm hoặc thư mục cá nhân tùy thuộc vào nhu cầu. Ngay cả khi bạn muốn tạo tài liệu trong Thư mục nhóm, Zoho WorkDrive cho phép bạn lựa chọn xem tệp của bạn đang là bản nháp hay đã sẵn sàng chia sẻ cho những người còn lại trong nhóm. Bạn cũng có thể kiểm soát mức độ truy cập mà mỗi thành viên có thể có trong nhóm.
Tất cả các ứng dụng này đều có sẵn cho các thiết bị iOS và Android, bạn có thể tạo, chia sẻ, đánh giá và cộng tác với nhóm của mình mọi lúc, mọi nơi.
Kết luận
Khi nói đến làm việc từ xa, không có gì quan trọng hơn việc duy trì sự đồng bộ. Đừng lãng phí thời gian quý báu để giải quyết các sự cố kỹ thuật, nền tảng khó sử dụng hoặc thiết bị không tương thích. Áp dụng một nền tảng dễ sử dụng để bạn có thể tập trung làm những việc cần làm vì sự thành công của doanh nghiệp. Và, nếu bạn chưa sử dụng Zoho Workplace, hãy bắt đầu dùng thử miễn phí ngay bây giờ!
Nguồn: Zoho